La présentation ci dessous présente plusieurs dizaines d’outils conçus pour vous faire gagner du temps au quotidien :
– Delicous
– Doodle
– Joe’s Goal
– 30 boxes
– Remember the milk
– Voo2Do
– …
Les outils pour gagner du temps…
La méthode Pomodoro
Cette méthode a pour objectif de vous concentrer sur une période précise et limitée sur une action, comme un Sprint), afin d’accomplir ce travail.
Voici comme cela fonctionne :
1 – Sélectionnez une tâche importante.
2 – Mettez en marche le minuteur de votre iphone, PC… et fixez vous un compte à rebours de 25 minutes.
3 – Travaillez non stop et sans interruption sur cette tâches (pas de café, pas de WC, pas de Facebook… du boulot concentré !). Les 25 minutes ne doivent pas être coupées ou consacrées à autre choses qu’à la réalisation de la tâche. S’il est interrompu, il doit être considéré comme nul, et être repris à 0.
4 – Une fois les 25 minutes passées, faites une petite pause de 5 minutes. Vous devez vraiment arrêter et ne pas continuer la tâche même 30 secondes en plus. Ces 5 minutes peuvent être utilisées pour boire un verre, faire de l’exercice, fumer une cigarette… Vous pouvez faire une activité Pro, mais pas d’activité importante comme écrire un email compliqué, répondre à des questions techniques… Le but est de relâcher votre esprit pour le préparer au prochain sprint.
5 – Refaites 3 sprints de 25 minutes… Et prenez une pause plus importante de 15 à 30 minutes. C’est le moment de faire une pause café, écouter votre répondeur, lire vos emails, faire une petite marche dehors, faire une sieste… Vous devez faire une activité simple afin que votre cerveau assimile ce qu’il a réalisé auparavant.
6- Si la tâche est finie, cela ne veut pas dire que le pomodoro est arrêté (sauf si la tâche a commencée dans les 5 premières minutes). Il faut au contraire profiter de ce temps pour vérifier son travail, l’optimiser…
7 – A la fin de la journée il est recommandé de réalisé une synthèse des activités réalisées et des pomodoros effectués avec le jour, les tâches… Cela permet de faire un bilan de la journée et le « coût » d’une activité. Le but est de voir si les activités réalisées valent vraiment le temps utilisé, et s’il n’est pas possible de réduire le temps consacré à ces tâches (automatiser, réduire la qualité…).
Tenir 25 minutes de travail non stop peut sembler facile, mais c’est au contraire plutôt difficile dans un environnement de travail « normal ».
Si lors de la réalisation de la tâche du pomodoro vous pensez soudainement à quelque chose de lié mais indirectement (ex: inviter une personne à dîner, mettre à jour votre blog…), vous devez noter cette activité, mais ne pas la réaliser tout de suite.
Ces interruptions doivent être notées avec des apostrophes dans la To Do Liste du Jour, afin de ne pas oublier que vous avez quelque chose d’autres à penser plus tard. L’enregistrement de ces distractions permet de se rendre compte des interruptions afin d’en prendre compte et de trouver des solutions pour les traiter.
Ces petites actions pourront être traitées durant les pauses, dans une session de regroupement de tâches…
Si quelqu’un vient vous interrompre vous devrez bien entendu lui répondre, mais vous devrez juste noter la tâche à effectuer, pour ensuite la planifier dans votre liste des tâches.
Le mieux étant de lui indiquer que vous êtes en train de finir un travail important et que vous passez le voir dans 25 minutes ou 2h maximum, ou que vous notez sa demande et que vous allez lui répondre dans l’heure.
Cette fois ces interruptions « externes » doivent être notées avec tiret (-) dans votre liste afin de les distinguer des interruptions internes liées à vos activités personnelles.
A noter : si les interruptions durent plus de quelques secondes, alors le Pomodoro en cours doit être considéré comme nul et être repris à zéro. Vous faites une pause de 5 minutes, et c’est reparti.
Cette méthode de travail n’est pas un miracle car elle peut se révéler un peut stressante avec une pression continuelle, mais elle a l’avantage de :
– décider quelles tâches réaliser en priorité.
– vous concentrer sur les tâches essentielles, et de les réaliser !
– booster votre motivation via la réalisation de tâches
– mieux estimer le temps nécessaire pour réaliser des tâches
– réduire la procrastination afin de « limiter » le temps de travail sur un tâche.
Attention: cette technique a pour objectif de réaliser des objectifs, elle ne doit pas être utilisée pour votre temps libre… Sinon vous n’allez pas réussir à faire retomber la pression.
Avant de mettre en place ces sprints de 25 minutes, vous devez :
– Lister vos tâches, en laissant un espace aux imprévus.
– Pour les tâches importantes, détailler les sous activités.
– Définir quelles sont les priorités de la journée.
– Analyser à la fin de la journée ce que vous avez fait (temps, atteinte…), et de noter les choses à améliorer dans le principe de l’amélioration continue des processus. Le but est de maintenir votre motivation.
Vous avez plus de détail dans ce livre gratuit (en anglais) :
Penser Autrement…
Penser autrement, c’est ne pas faire comme d’habitude et rester dans les schémas traditionnels de pensée.
Il faut regarder à nouveau les éléments dont nous disposons, afin de les comprendre et de mieux les exploiter…
Voici des exemples où l’on voit que la solution peut être trouvée avec un peu d’astuce et de réflexion :
Trucs & Astuces pour Office 2010
Le guide ci dessous rassemble des dizaines de trucs et astuces pour Office 2010, vous allez gagner en efficacité avec les nouvelles fonctionnalités de la dernière version d’office !
Nb: ce guide est en anglais.
La TV est une drogue…
Pour vous en convaincre, Look at that….
Television is a drug. from Beth Fulton on Vimeo.
Les bonnes habitudes de ceux qui réussissent…
Dans cet article nous allons lister quelques unes des bonnes habitudes de ceux qui réussissent… même lorsque la nature, les évènements… ne sont pas en leur faveur.
– Ils sont ponctuels, cela les oblige à optimiser leur temps disponible et à ne pas en perdre. Ainsi leurs collègues savent qu’ils peuvent compter sur eux et gérer eux aussi leur temps.
– Ils apportent systématiquement de la valeur ajoutée : ils ne se contentent pas d’être d’accord, ils réfléchissent aux problèmes, offrent une nouvelle perspective…
– Ils savent utiliser leur réseau pour réussir : déjeuner 1 to 1, tournée des popotes le matin, serrage de main… mais également ils savent prendre du temps hors du travail pour se construire un réseau Pro (soirées networking…).
– Ils savent qu’on peut apprendre à tout âge, et donc ils se forment continuellement et cherchent à connaître de nouvelles choses.
– Ils se fixent des objectifs à court et à moyen terme, ce qui leur permet de prendre en main leur destin au lieu d’attendre que des circonstances externent ne viennent dicter leurs choix.
– Ils apprennent à communiquer, car plus on a un poste élevé, moins on passe de temps dans l’opérationnel… le but est d’expliquer, de convaincre et de décider.
– Ils ne lâchent pas prise, et si une de leurs idées est refusée, ils savent contourner le problème ou revenir via un autre chemin.
– Ils prennent le temps de réfléchir à leurs plans d’actions, afin d’avoir toutes les chances de réussir de leur côté.
– Ils aiment ce qu’ils font, ce qui les motive ce n’est pas l’argent ou le pouvoir, mais leur travail. Lorsque l’on aime ce qu’on fait, le travail n’est jamais une corvée.
– Ils donnent autant qu’ils reçoivent, car c’est en partageant que l’on progresse. Il savent que c’est en croyant au potentiel de ses collaborateurs que l’on les voient se dépasser.
– Ils savent se remettre en question, plutôt que d’accuser les autres… Ils apprennent de leurs erreurs pour progresser.
– Ils arrivent à prendre de la hauteur, et à remettre les choses en perspective pour trouver des solutions qui ne seraient pas à première vue faciles à trouver.
– Ils savent dominer leurs émotions, en sachant quand il faut garder son calme, quand il faut aussi le ton… et selon la personne qui est en face.
– Ils savent qu’il vaut mieux écouter et poser des questions, qu’imposer tout de suite son point de vue.
– Ils vont donner une vision simple des objectifs à atteindre, sans rentrer dans les détails, mais en étant suffisamment clair pour que tout le monde puisse le comprendre.
– Ils ont la capacité à utiliser à 110% les ressources qui sont à leur disposition, que cela soit du matériel ou des personnes…
– Ils ne laissent pas les situations pourrir, mais ils prennent des décisions rapides avant que cela ne deviennent trop tard.
– Ils laissent le temps au temps, ils ont appris la patience… et quand un succès arrive ils savent le fêter et féliciter.
– Ils respectent les règles et la hiérarchie, mais ils savent quand il faut les outrepasser et innover.
En revanche voici comment il faut faire pour se faire détester à coup sûr au bureau :
– Etre toujours d’accord avec son chef, même si c’est une bêtise…
– Etre secret et en dire le moins possible, que cela soit dans le travail à effectuer ou via de la rétention d’informations.
– Donner son travail à faire aux autres, et pourtant s’en attribuer le mérite.
– Faire en sorte que les autres soient dépendant de vous pour obtenir des informations, des chiffres…
– Ne pas respecter sa parole, et mettre en doute systématiquement ce que disent les autres.
– Avoir une humeur lunatique, et souffler le chaud et le froid selon votre humeur.
– Rejeter ses fautes sur les autres… il y a toujours quelqu’un d’autre qui est responsable.
-Ne pas laisser de choix ou de compromis, mais toujours imposer à tout prix votre point de vue.
– Chercher une faille ou un défaut chez une personne et jouer dessus… en faisant de lui un bouc émissaire.
– …
Comment penser autrement…
Etre créatif c’est penser autrement, c’est ne pas accepter la simplicité et les évidences, mais aller au delà des barrières et des schémas de pensées traditionnelles.
Dans la présentation ci dessous évoque les principes de base pour « sortir du cadre » :
– Le temps limité : trouver 10 idées en 10 minutes
– La routine : conscracrer 10 minutes tous les matins à trouver une idée
– Trouver des idées par associations, jeux de mots…
– Se concentrer sur le messages, l’idée, le problème…
…
How to Create More Better Different
View more presentations from Jason Theodor
29 moyens de tuer une idée…
1- Laisse moi te répondre demain matin…
2 – Est-ce que tu peux développer un peu plus et me faire un business plan ?
3 – Est-ce que c’est vraiment dans notre stratégie et notre business modèle ?
4 – En enfant de 5 ans aurait eu la même idée…
5 – Bon, réfléchit un peu plus à ton idée, et on en reparle.
6 – Fais moi un dossier, je préfère de l’écrit.
7 – On n’a pas le temps, on doit finir pour demain !
8 – Ca ne marchera jamais…
9 – C’est pas assez concret, c’est trop théorique comme idée… Ca ne marchera jamais en pratique.
10 – Me dis pas que tu as passé toute la journée pour me sortir cette idée ?
11 – On a déjà des tonnes de bonnes idées…
12 – C’est vraiment toi qui a eu cette idée ? J’aurais jamais pensé à ça !
13 – Je dois me faire une opinion… Va déjà voir les commerciaux pour avoir leur avis.
14 – OK, bon maintenant dis moi quelle est vraiment ton idée…
15 – C’est une bonne idée, mais malheureusement on n’a pas le budget pour cela…
16 – Je trouve pas cette idée terrible… Les clients vont jamais aimer.
17 – Retournes sur Terre…
18 – Arrêtes de penser trop scolaire, mets toi à la place d’un client…
19 – On l’a déjà fait, ça !
20 – C’est une bonne idée, mais on n’a plus de budget…
21 – Ok, mais actuellement on a d’autres priorités.
22 – Je comprends pas… à quoi cela vraiment servir.
23 – Tu es sûr que les clients vont adhérer à cette idée ?
24 – On fera cela la prochaine fois…
25 – Ok, mais cela va me rapporter quoi à moi ?
26 – Ca va être dur… On sait pas gérer ce genre de demandes…
27 – Oui, mais…
28 – Fais moi 5 slides sur ton projet, et je le présenterai au Comité de Direction.
29 – Ahah, Tu es un peu naif quand même… Ca se voit que tu connais pas les clients.
Comment être heureux ?
Le bonheur n’est pas facile à définir, et encore moins facile à atteindre…
Le dictionnaire le défini par : « Qui jouit du bonheur, qui possède ce qui peut le rendre content »… mais posséder ne veut pas dire forcément des biens matériels, le bonheur c’est avant tout un état d’esprit…
Voici quelques principes pour être plus heureux dans la vie :
– Profiter de l’instant présent et positiver…
– Prendre le temps de prendre son temps, et ne pas se laisser guider par les contraintes, mais par le plaisir.
– Définir ses objectifs dans la vie, et s’assurer que d’être bien en phase.
– ….
Et pour vous, qu’est-ce que c’est que d’être heureux ?
L’envie d’avoir envie…
Pour avancer dans la vie il faut avoir envie de se dépasser, d’aller plus loin et de se lancer des défis…
Pour aller au delà de soi, il est nécessaire :
– Soit de se baser sur ses forces pour aller plus loin, soit d’avoir une « faiblesse » et vouloir la compenser.
– De définir son état actuel, et d’avoir un objectif ambitieux mais atteignable
– De se donner les moyens (temps, argent, plan d’actions…) de réussir
– De s’accorder des récompenses et des breaks
– De partager cette passion avec sa famille, ses amis…
La preuve avec ce reportage avec une jeune grimpeuse Nina Caprez :
Nina Caprez: About A Girl from Prana Living on Vimeo.
Alors comment commencer ?
1 – Ecrivez vos objectifs (en étant très précis et en détaillant si nécessaire toutes les petites actions intermédiaires), et parlez en autour de vous… vous aurez ainsi une « pression » pour réaliser vos objectifs.
2 – Mettez en place une routine pour que vos nouveaux objectifs fassent partie de votre quotidien (ex: 10 pompes tous les matins, puis 20, puis 30…)
3 – Commencez le plus tôt possible, n’attendez pas !
4 – Planifiez vous un bilan et des situations intermédiaire à court terme et moyen terme, avec une place pour les breaks et les récompenses.
5 – Réfléchissez au meilleur moyen d’y arriver, parfois avec un peu d’astuces il est possible de se simplifier la vie !
Procrastiner, Les raisons par Henry Kauffman
Henry Kauffman nous explique pourquoi nous procrastinons…
Pour ne plus remettre à demain ce que l’on peut faire aujourd’hui, regardez cette vidéo !
Les Secrets d’une vie Heureuse…
Avoir une vie heureuse c’est apprendre à aimer la vie, et à la vivre à 100%…
Voici quelques idées issues du powertpoint ci-dessous :
– Nous avons tous les moyens d’être heureux… il suffit parfois juste de le choisir.
– En étant gentil avec les autres, vous serez toujours récompensé…
– L’amitié s’arrête quand on arrête de partager.
– Croyez en vous et en vos capacités. Vous n’êtes pas obligé de changer radicalement du jour au lendemain, sachez vous donner le temps pour réussir vos projets.
– Si vous pensez dès le départ que cela va mal se passer, cela va mal se passer… Positivez et tirez toujours le positif des situations.
– Continuez d’apprendre tout au long de votre vie… La motivation vous permettra de progresser et d’aller plus loin.
– Rien n’est impossible… Vous pouvez toujours changer votre destin, rien n’est écrit. Vous pouvez toujours vous améliorer.
– Définissez vous des objectifs et des rêves dans votre vie pour rester motivé et passionné.
– …
Formation vidéo à la prise de Parole en Public
Lorenzo Pancino coach vocal et voix off pour « Un dîner presque parfait » et « Les Guignols de l’info », nous dévoile ses secrets pour maîtriser sa voix et réussir ses prises de parole en public dans une formation complète sur la prise de parole en public.
Cette formation dure plus de 20 heures, avec des exercices et de travaux pratiques pour vérifier votre progression via des enregistrements de votre propre voix.
Recevez GRATUITEMENT une vidéo avec 4 conseils de Pros pour améliorer votre prise de parole en public en cliquant ICI !
Cette formation est destinée aux professionnels qui doivent parler en public lors de réunions, lors de séminaires… mais également aux étudiants qui doivent passer des oraux et personnes en recherche d’emploi qui veulent améliorer leur crédibilité.
Cliquez ICI pour en savoir plus…
Comment régler un conflit avec un collègue ?
Nous passons entre 35 et 50 heures par semaine au travail, et lorsqu’un conflit arrive cela peut vraiment vous gâcher la vie…
LeJournalDuNet vient de publier un article avec quelques conseils de base pour éviter que l’open space ne dégénère en guerre de tranchée…
– Parler le plus tôt possible du problème et ne pas attendre que cela gonfle et pourrisse… En traitant les incompréhensions rapidement on évite de franchir le point de non retour.
– Prendre du recul, se mettre à la place de l’autre, et essayer de se concentrer sur les faits et non plus sur les émotions.
– Relativiser les problèmes rencontrer, essayer de trouver des solutions ou faire une concession pour obtenir un accord à l’amiable.
– Préparer ce que l’on va dire, mais en évitant l’email et en préférant d’en discuter de vive voix…. L’écrit ne passe pas les mêmes sentiments et émotions, et surtout les écrits peuvent se retourner contre vous.
– Ne pas accuser ou être donneur de leçons, mais rester consensuel et poser des questions sans remettre en cause l’autre personne.
– Eviter l’esacalade des emails, et faire appel à un médiateur (chef, N+2…)
Pour lire l’article en entier, consultez le JournalDuNet.com
Réussir c’est aussi de la volonté…
Ce reportage sur France 2 montre comment une femme amputée des 2 jambes est devenue sportive de haut niveau, mannequin et comédienne, le tout malgré son handicap.
Et vous, avec un corps « parfait », pensez vous toujours qu’il n’est pas facile de vivre ses rêves ?
Les secrets des managers qui savent impulser une vision …
Un manager respecté et reconnu est reconnaissable dès les premières minutes car il sait emporter l’adhésion et motiver ses équipes.
Dans cet article nous allons voir les principales qualités d’un manager qui sait impulser une vision en entreprise.
1 – Au lieu d’essayer de définir une stratégie, racontez plutôt une histoire ou faites rêver avec un objectif qui motive et qui rassemble les salariés. Il faut donner des rêves et des perspectives pour les mois et années à venir, et faire en sorte que tout le monde comprenne les tenants et les aboutissants de cette vision.
Vous devez entrainer le désir de vous suivre par votre vision ou votre intégrité.
2 – Vous ne devez pas vous fixer de limites dans la réflexion. Concentrez-vous sur l’évolution et l’avenir, et laissez les opérationnels se charger des détails.
3 – Rappelez-vous que l’argent n’est pas la plus grande motivation ou récompense : un mot, un geste, une parole, un évènement… sont parfois plus efficaces qu’une poignée d’euros…
4 – Pensez à la société plus qu’à votre carrière. Les collaborateurs seront plus enclins à travailler pour une personne qui fait avancer le bateau, qu’un capitaine qui veut se la jouer en course en solitaire.
5 – Demandez aux personnes et écoutez les opérationnels en plus de l’analyse des chiffres et des rapports. Les meilleures idées viennent de l’alliance de ces deux sources d’informations. Il faut du recul, mais aussi de la compétence et de la connaissance métier.
6 – Posez des questions et demandez de la créativité et de l’initiative au lieu de faire vous même les questions et les réponses… Acceptez les critiques, car elles vous permettront aussi d’améliorer vos décisions.
7 – Challengez et n’hésitez pas à proposer des objectifs ambitieux, mais atteignables (ressources, temps…). Un bon manager est un coach pour ses collaborateurs, il les aide à s’améliorer. Ensuite demandez des actions concrètes et faites un contrôle pour vérifier que cela correspond bien à aux objectifs demandés.
8 – Apprenez à vendre vos idées et à communiquer. Le travail d’un manager est de convaincre et de gérer, ce n’est pas d’être plongé dans l’opérationnel. Un manager doit également convaincre les collaborateurs de travailler en équipe pour avancer et progresser tous ensemble.
9- Sachez gérer l’équation Temps / Ressources / Qualité / Objectif, pour obtenir le meilleur résultat en tenant en compte la satisfaction des clients et des collaborateurs. Cependant vous devez apprendre à saisir les opportunités qui se présentent.
10 – Prenez des risques et innovez, la simplicité et la facilité ne sont pas de bons conseillers… De plus les échecs ne sont pas toujours négatifs, ils permettent au contraire d’avancer et de trouver de nouvelles solutions.
11 – Affirmez et maintenez vos positions une fois la décision prise, une girouette ne fait jamais un bon manager, et un bateau à besoin d’un cap qui ne change pas toutes les minutes. Pour cela vous devez apprendre à gagner confiance en vous, ou à mettre en place un système simple de prise de décisions.
12 – Apprenez à savoir quelles sont les batailles qui valent le coup… Ne soyez pas systématiquement contre une décision ou ne soyez pas toujours celui qui est le premier à parler, mais choisissez les sujets qui valent le coup.
Leadership – Training by Spreadminds
View more presentations from mhdbadr
La Méthode Get Things Done (GTD) de David Allen
La méthode « Get Things Done » de David Allen est une des bases pour améliorer son efficacité, le principe étant de structure le traitement de l’information et de ses tâches au lieu de se disperser.
S’il n’y a qu’une chose à retenir c’est que pour être efficace il faut structurer ses priorités et ses tâches à réaliser, tout en évitant les distractions et le fouillis qui viennent perturber l’esprit.
Lorsque David Allen a publié cette méthode, il a vraiment donné les bases d’une organisation efficace, même si depuis cette méthode a montrée quelques limites (que nous aborderons à la fin de cet article).
Voici les principes de bases :
– Choisir ce qui est vraiment important de faire et de ne pas faire (important / utile / urgent / classer…), agir immédiatement sur ce qui ne prend pas de temps… et ne plus avoir d’arrière pensée en décidant de ne pas / plus faire certaines choses. Il est nécessaire d’utiliser une To Do Liste, mais surtout de sélectionner juste 1 ou 2 choses majeures à faire dans sa journée (et commencer par cela).
– Adopter un mécanisme de traitement de l’information selon le contexte (où l’on se trouve et les outils disponibles), le temps disponible (entre les actions ou la dead line pour une action), l’énergie qui réclame cette tâches (simple ou pas) et la priorité des tâches à effectuer. Ceci fait en estimant le temps nécessaire et la prochaine action à réaliser.
– Créer un système pour classer les informations sur un projet : La fiche sujet pour les actions de plus de 15 minutes (avec le résultat, la 1er chose à faire, les infos liées, documents de référence…), le dossier de référence (qui rassemble les documents sur un sujet), des dossiers pour classer les dossiers, une liste pour noter ses idées, un agenda claire et structuré…
– Tout noter sur papier pour ne pas s’encombrer l’esprit. Il faut noter ses projets en cours dans un fichier ou sur une feuille de papier, avec l’objectif, toutes les tâches… Il faut aussi découper les projets en mini tâches, ce qui permet de voir ses projets avancer et d’éviter les To do listes démotivantes longues comme le bras…
– Prendre rapidement une décision sur ce qui doit être fait actuellement, et pour ses projets décider si vous devez agir / classer / supprimer / … avec une revue hebdomadaire des priorités à accomplir.
– Eviter le fouillis, en organisant les fichiers de son PC et son espace de travail (boite avec les éléments à traiter, l’archivage…). Le concept d’avoir un dossier par jour du mois (soit 30 en tout) et 12 dossiers pour les mois, permet de structurer son organisation.
Cela permet de faire des sous listes : une liste principale des tâches annuelles/mensuelles, et une mini to do liste pour la semaine / journée.
– Traiter immédiatement les tâches qui durent moins de 2 minutes pour ne pas s’encombrer de micro-tâches.
– Avoir toujours sur soi un cahier ou un Smartphone pour prendre des notes, et donc ne plus s’encombrer l’esprit.
– Noter la raison et le détail des actions au lieu de noter juste des tâches, et au dessus du PC un bloc pour noter les tâches à faire.
– Ne pas accumuler ses documents sur son bureau, mais utiliser des boites « A traiter… » et archiver / jeter les autres éléments.
– Planifier du temps pour réaliser des tâches dans son agenda, et ré-examiner de temps en temps les priorités à traiter en priorité.
Les limites de la méthode GTD sont les suivantes :
– On devient esclave de sa liste et on reste dans l’opérationnel sans prendre de la hauteur avec une gestion du long terme et des objectifs de vie. Donc si vous avez un manque de motivation GTD n’est pas forcément la meilleure méthode pour vous motiver à travailler plus.
– La partie récompense après avoir fait des listes n’est pas assez présente. De même la méthode GTD n’explique pas qu’il est important de travailler en « Round » de travail (de 25 à 45 minutes) non stop (comme l’indique la méthode Pomodoro) et faire des pauses.
– Les logiciels de Gestion des Tâches et de Mindmapping n’étaient pas disponibles à l’époque, donc la prise de notes en réunion, lors des conversations… n’est pas beaucoup poussée. Avec les logiciels modernes de dictée vocale (comme Dragon Naturally Speaking, Google Desktop, Evernote, FreeMind…) on peut aussi gagner du temps.
– La méthode GTD est applicable pour le Pro et le perso, mais il faut faire attention à ne pas négliger les relations humaines, la famille… et ne pas être trop « carré ». Il faut donc savoir prendre du recul et ne pas perdre trop de temps à classer et ranger.
Au final, le GTD est la base indispensable pour une bonne organisation, elle permet d’avoir une organisation simple et facile à mettre en place.
Elle permet aussi d’avoir un recul et une bonne organisation, ce qui permet de réduire fortement le stress et la gestion des tâches par l’urgence.
L’impact sur l’efficacité est très rapide, le traitement des micro-tâches permet de vite avancer sur des sujets, de ne rien oublier et de bien prioriser.
Cependant comme pour toute méthode il faut savoir prendre un peu de recul pour ne pas en devenir l’esclave ou pour devenir sur-organisé…
Pour commencer dès maintenant à mieux vous organiser, commandez sur Amazon pour 21 euros « Get Things Done » de David Allen .
Mieux retenir les noms et prénoms…
Le JournalDuNet a publié un article avec 6 conseils pour retenir les noms des personnes que l’on rencontre.
Voici un résumé de ces bons conseils :
1 – Ayez vraiment l’intention de les mémoriser… Il faut se forcer à mémoriser.
2 – Demandez à la personne de rappeler son nom
3 – Prononcez son nom juste après afin d’enclencher la mémorisation… et répétez le ensuite à vos autres collègues le plus souvent possible.
4 – Associez le nom à une image ou à un jeu de mot pour une meilleure mémorisation.
5 – Repensez aux noms juste après la présentation, et si possible notez les.
6 – Concentrez vos efforts sur les personnes les plus importantes et n’essayez pas de retenir tous les noms.
Pour en savoir plus, l’article du JournalDuNet.
Les 7 commandements du Leadership
Le succès entre deux entreprises, deux associations, des groupes… se fait souvent via la présence d’un leader, un chef qui est capable de donner une direction et d’impulser une dynamique de performance.
Le leadership c’est l’art de faire faire ce que vous voulez à quelqu’un, tout en faisant en sorte qu’il veuille le faire naturellement (Eisenhower).
Un Leader ne doit pas être un copain, un pote, un surveillant… c’est quelqu’un qui va aider à atteindre les objectifs de l’organisation, mais également à aider les collaborateurs à s’améliorer eux-mêmes.
Pour y arriver un leader doit cultiver les 7 caractéristiques suivantes.
1 – Etre fondamentalement honnête
Sans honnêteté il n’est pas possible de croire dans un leader.
C’est d’autant plus important de nos jours avec la transparence des échanges entre les personnes, et encore plus avec les médias sociaux et les dispositifs de communication (iphone…).
Un leader ne peut plus se permettre de dire une chose à une personne, et dire autre chose à d’autres.
Rappelez vous Jacques Chirac avec « Le Bruit et l’Odeur » ou encore les enregistrements de Ségolène Royal lors des meetings avant la présidentielle .
Lié à l’honnêteté, la transparence est la clé qui permet de croire en son leader et à ses idées.
2 – Rassembler les foules.
Un leader doit rassembler au-delà de son cercle d’influence et être capable de fédérer autour de ses idées, tout en reprenant les bonnes idées éparses d’autres « clans ».
Pour cela il faut savoir écouter son entourage, mais ne pas se faire une coure de personnes qui disent toujours OUI…
Il faut savoir prendre dans son entourage des personnes qui sont capable de challenger des idées et aller au-delà de l’acceptation directe.
Cependant, une fois qu’une décision est prise, tout le monde doit être en ligne et prêt à défendre cette position.
C’est par exemple le cas dans le film « A la poursuite d’Octobre Rouge », où le second du sous marin russe reste toujours fidèle aux ordres du commandant malgré le fait qu’il pense que c’est peut être une mauvaise décision.
3 – Construire une organisation apprenante et évolutive.
Un homme seul ne peut faire de grand, il lui faut une organisation pour appliquer les décisions.
Un leader doit donc créer une structure décentralisée qui saura assurer la mise en place des décisions.
Cette organisation doit être fondée sur des hommes clés, mais elle doit permettre aux personnes d’évoluer et de se former, que cela soit sur des outils, des méthodes ou des techniques.
En effet si au départ une organisation performe bien, elle doit être capable d’évoluer et de prendre en compte l’évolution de la société.
Le leader doit faire monter en compétences son équipe en même temps qu’il monte lui-même en compétences. Il doit faire monter dans son « aspiration » son équipe et attirer de nouveaux talents.
Le leader n’est pas un technicien, mais il doit savoir choisir des spécialistes pour monter en compétences l’organisation dans sa globalité.
Par exemple c’est ce qu’à fait Obama lors de sa campagne présidentielle en utilisant les Media Sociaux comme levier pour récolter des fonds et des sympathisants.
4 – Etre capable de se concentrer sur la recherche des solutions, et pas sur les problèmes.
Un leader doit être capable d’analyser rapidement quand une solution est critique, et de faire bouger l’organisation rapidement en allant au-delà des procédures habituelles. Il doit respecter les règles, mais aussi savoir créer ses propres règles.
Il doit également avoir une vision stratégique sur l’évolution future à mettre en place.
Un leader doit aller au delà du constat et de l’opérationnel, il doit prendre de la hauteur. Il ne doit pas faire des dizaines de choses dans la journée, il doit faire peu de choses mais le faire le mieux possible pour l’avenir de l’entreprise.
Il ne doit pas faire du micro-management, mais du stratégique : il doit impulser l’état d’esprit du succès à toute l’organisation via un message simple, clair et compris par tous.
La capacité à guider n’est pas forcément générée par un parcours scolaire brillant, mais plus par l’expérience et la volonté de croire et de vouloir en quelque chose.
Par exemple, Martin Luther King ne donnait pas le détail de ce qu’il fallait faire, mais dans son discours « I have a dream », il donne ses orientations pour un monde idéal : http://www.dailymotion.com/video/x2vlq1_martin-luther-king-i-have-a-dream-s_news .
5 – Etre fiable et clair dans ses instructions.
Etre fiable ne veut pas dire être infaillible, mais c’est être capable de ne plus répéter ses erreurs. Le succès se construit sur une succession d’échecs et de victoires.
Le leader ne doit pas prendre des dizaines de décisions, il doit en prendre peu, mais les bonnes… Pour cela il doit prendre le temps de réfléchir et avoir le minimum d’informations.
Cependant, le leader doit avoir le courage de prendre des décisions rapidement sans attendre sans chercher des raisons de repousser la prise de décision.
Le leader doit s’assurer que les sujets les plus complexes soient simples à comprendre pour tout le monde.
Il doit expliquer, communiquer, répéter… ses messages pour être certain que sa stratégie est comprise.
Il doit donner des consignes, des moyens, du temps… et réduire les obstacles si nécessaire. Mais pour réussir cela il doit tout d’abord écouter avant de parler, et prendre en compte les différentes hypothèses même si elles ne lui plaisent pas.
Cependant un leader ne doit pas être là pour répondre à toutes les questions, il doit se concentrer sur les demandes stratégiques et laisser les autres répondre eux même aux demandes simples. Un leader ne doit pas se perdre dans les détails.
S’il ne fait pas cela tout le monde va attendre de lui les réponses, et donc « oublier » de prendre des initiatives. Il doit plutôt expliquer comment prendre les décisions, afin de créer une organisation évolutive.
6 – Construire son propre succès.
Avoir une vie facile, des succès faciles… ne permettent pas de se sublimer et de se dépasser.
Réussir et avoir du succès réclame des efforts, car la chance n’arrive que rarement par hasard, c’est le fruit d’un travail continu… Les bonnes décisions, les bonnes orientations… sont le fruit d’une préparation et d’une réflexion importante.
Construire son succès c’est également être curieux et la volonté de toujours progresser et s’améliorer. Un leader doit apprendre tout au long de sa vie.
7 – Ne pas avoir l’argent comme critère de mesure du succès… il faut être passionné !
Même si notre société veut nous convaincre que l’argent est le plus important, ce n’est pas vrai.
C’est uniquement un outil qui permet de faire plus de choses, ce n’est pas une fin en soit.
La reconnaissance, l’amour, la santé, la famille… sont des choses bien plus précieuses que l’argent. L’essentiel c’est le bonheur et la vie, ce n’est pas le nombre de zéros sur un compte en banque.
Steve Jobs explique ainsi qu’une des bases de son succès c’est la passion et une bonne équipe: http://www.youtube.com/watch?v=KuNQgln6TL0
Vivez votre vie comme James Bond
La présentation ci dessous explique comment vivre une vie comme James Bond…
1 – Finissez toujours ce que vous commencez…
James Bond est déterminé et prêt à tout pour atteindre ses objectifs… il n’est pas de ceux qui commencent un projet et qui s’arrêtent en cours de route.
2 – Maîtrisez la technologie…
James Bond maitrise tous les gadgets technologiques, mais il n’en est pas l’esclave. Il se sert de la technologie comme un simple outil pour atteindre ses buts. Il n’utilise par la technologie pour s’amuser, mais uniquement quand il en a besoin.
3 – Analysez qui votre ennemi.
James Bond met un point d’honneur à bien connaitre son ennemi, comment il fonctionne, ce qu’il désire, ce qu’il craint et comment l’exploiter.
4 – Portez l’uniforme adéquat…
L’apparence est le premier critère d’analyse d’une personne… James Bond s’arrange toujours pour faire bonne impression.
5 – Ne gaspillez pas vos munitions.
Il faut utiliser ses outils sans excès… avec justesse et mesure, il ne ferraille pas sans cesse à tuer tout ce qui bouge. Il agit avec mesure.
6 – Restez cool et détendu…
James Bond ne craque jamais sous la pression… il analyse et réfléchit, et surtout il garde son sens de l’humour. Pour cela il s’entraine, se maintien au top physiquement et pratique le sport de compétition à un haut niveau.
7 – Gardez le sens de l’humour.
James Bond reste toujours de bonne compagnie et de bonne humeur même dans les situations les plus graves…
8 – Soyez Loyal.
Il est toujours fidèle à la Reine, même s’il cède parfois aux charmes des femmes…
9 – Soyez courageux.
Si James Bond survit systématiquement à ses missions, c’est aussi grâce à son courage. Il tente, il n’a pas froid aux yeux !
10 – N’acceptez pas les compromis.
James Bond n’accepte pas la demi-mesure, il veut la justice et la vérité…
En conclusion…
James Bond n’set pas parfait, mais il est inspire le respect et l’admiration… et vous agissez vous dans votre vie comme James Bond ?
10 Life Lessons From James Bond 007
View more presentations from Sompong Yusoontorn
Le Pouvoir des Fleurs…
Voici une présentation sur le Pouvoir des Fleurs…
En effet plus qu’un vrai cadeau, les fleurs transportent des symboles et des messages…
Flowers
View more presentations from guimera
Améliorez simplement votre efficacité…
Améliorer son efficacité personnelle ne tient souvent qu’à la mise en application de quelques trucs et astuces simples :
1 – Quand vous avez quelque chose d’important à faire mettez vous à l’écart. Ne restez pas joignable, éteignez votre téléphone, arrêtez skype… et mettez vous dans une pièce à part ou allez travailler ailleurs (bibliothèque…).
2 – Donnez vous un temps limité pour accomplir une tâche, vous serez tout de suite plus efficace.
3 – Faites une liste de toutes les sous tâches de votre tâche principale, et barrez au fur et à mesure les actions réalisées… et accordez vous une petite pause lorsque vous avez réalisé 20 à 45 minutes de travail.
4 – Réfléchissez avant de vous lancer dans le travail : peut on faire différemment, peut on automatiser, peut on reprendre des choses déjà faites, quelqu’un d’autre a déjà travaillé sur ce problème…
5 – Prévoyez d’emmener avec vous tout ce qu’il faut pour travailler, plus de quoi grignoter et boire pour ne pas interrompre votre travail.
6 – Notez tout sur PC directement au lieu de prendre des notes et de recopier ensuite… Le papier et crayon doivent vous aider à trouver l’inspiration, mais une fois que c’est fait il est plus efficace de rédiger immédiatement.
7 – Ne soyez pas trop perfectionniste au départ, 20% du travail donne 80% des résultats… concentrez vous sur l’essentiel et ce qui est le plus important en premier. Mettez de côté tout ce qui ne peut pas être fait tout de suite par manque d’élément, et notez ce qui devra être revu.
8 – Mettez de temps en temps un peu de musique entrainante pour relancer votre motivation.
Quand l’homme devient esclave de lui même…
L’homme est un Loup pour l’Homme… Thomas Hobbes l’a écrit il y a près de 400 ans, mais c’est encore plus vrai maintenant qu’avant…
Le reportage ci dessous montre comment l’efficacité personnelle sans prendre en compte l’individu et son développement personnel peut aller à l’encontre de l’homme : le toyotisme, le fordisme, le Kaizen, la méthode Lean… deviennent le moyen d’exploiter son congère…
L’exemple avec Fenwick, où le Toyotisme qui vante de mettre l’ouvrier en premier, n’est en fait qu’un moyen pour demande toujours plus à l’ouvrier et à le transformer en « robot » ou sportif de haut niveau…
En effet l’amélioration de la productivité n’est utilisé qu’au service de l’augmentation des rendements individuels, généré par l’ouvrier lui même.
Le pire étant qu’après 1 an d’efforts d’excellence et de dépassement, un plan social touche l’entreprise pour obtenir toujours plus de rentabilité…
Encore une fois s’il faut dire oui l’efficacité et à la productivité pour assurer la pérennité de l’entreprise, mais NON si c’est uniquement pour faire de l’argent quitte à presser les hommes et les femmes…
La fin du reportage est porteuse d’un message fort : « tout ce ressemble beaucoup à de la décadence d’une civilisation… »
Prendre son temps, un luxe ou une nécessité ?
Cette courte vidéo est faite pour nous faire prendre conscience qu’il n’est pas forcément indispensable d’aller tout le temps à 100 Km/h, mais qu’il faut apprendre à vivre à son rythme…
Qu’est ce qui vous fait courir dans la vie ?
Il y a 1 semaine s’est déroulé le Marathon de Paris… ils étaient près de 40 000 à s’élancer pour parcourir les 42,195 km de l’épreuve.
Pourtant qu’est-ce qui motive les coureurs ?
L’argent ? Peut être pour le 1er car c’est 50 000 € pour lui s’il arrive en moins de 2h11 minutes et 45 secondes, sinon c’est la moitié… Mais pour les autres ce n’est pas l’argent qui compte vraiment, car le 11ème empoche par exemple que 500 € !
Et pour les 39 989 autres, la récompense n’est que symbolique alors que l’effort est exceptionnel… sans compter l’entrainement deux ou trois fois par semaine.
Leur motivation c’est simplement de courir… Car courir est une source de plaisir : après 40 minutes de course des endorphines donnent du plaisir et rendent la course agréable, avec une sensation de bien être qui peut durer plusieurs heures après la course.
La course est aussi un moyen de dépasser ses limites, car réussir un marathon est un vrai challenge personnel…
Il y a tout d’abord l’entrainement indispensable qui s’impose (10 à 12 mois d’entrainement, avec dans les dernières semaines 3 à 4 heures de course), mais aussi lors du Marathon avec le fameux « Mur de la Douleur » qui survient entre le 32ème et le 37ème kilomètre qui est l’épreuve à surmonter pour arriver jusqu’au bout et ne pas abandonner.
Le Marathon est également un moyen de mieux se connaitre et apprendre à gérer ses limites : il faut suivre un plan d’entrainement et se fixer des objectifs réalisables (ex: courir son marathon en 3h45)…
Si l’on fait un parallèle avec la vie professionnelle, on retrouve la même chose : il faut savoir gérer l’effort dans le temps et ne pas aller au delà de ses limites pour éviter le Burn Out.
En effet tout comme dans un Marathon, il est possible de griller ses forces et d’être totalement « cuit » suite à des efforts répétés sur une longue durée avec une forte pression (personnelle ou hiérarchique).
Car dans nos sociétés modernes la performance, la nécessité de dépasser ses limites, la concurrence, le besoin de reconnaissance, les réduction des moyens et l’augmentation des objectifs, l’individualisme… font que certaines personnes deviennent sans le savoir des Marathoniens du travail…
Bien entendu cela ne concerne pas forcément tout le monde, le contexte et la psychologie personnelle sont déterminants.
Par exemple on constate que ce sont plus les leaders qui ne savent pas se fixer des limites ou qui s’impliquent trop dans leur travail qui sont les premiers touchés.
Ils ont un comportement de Sprinteur à toujours foncer, sans se rendre compte qu’ils sont engagés dans un Marathon pour coureurs de fonds…
Il faut donc apprendre à gérer sa vie comme un Marathonien, avec une gestion des efforts progressive en se fixant des objectifs réalistes avec les moyens qui permettent de les atteindre sans imploser en vol…
Partagez en utilisant le Mur du Savoir…
L’homme est une créature pour qui la vue est devenu le Sens prépondérant, surpassant l’ouie, l’odorat, le touché et le goût.
C’est pourquoi nous devons nous appuyer sur ce sens pour améliorer notre efficacité et partager l’information, que cela soit en entreprise ou dans la vie privée.
Une application pratique dans la vie de tous les jours, c’est la fameuse ardoise « Veleda » que la plupart des personnes ont sur leurs réfrigérateurs ou dans leurs entrées.
En entreprise le Tableau Blanc ou le Tableau en Liège a de multiples usages :
– Rassembler des informations éparses pour mettre en évidence : vous avez déjà vu comment c’est fait dans les séries Policières… A vous de faire la même chose pour trouver le coupable de la baisse de vos ventes.
– Rassembler des information incomplètes pour les ajouter au fur et à mesure, par exemple lors d’une recherche ou lors de l’avancement d’un gros projet.
– Faire un suivi, par exemple un tableau des ventes.
– Avoir une vue d’ensemble pour ne pas rester collé aux éléments, tout en s’amusant avec des post its !
– Permettre des ajouts de manière désordonnée et autonome, en capitalisant sur le collectif et les individualités en même temps.
Un tableau de liège peut avoir de multiples utilités, et surtout il n’est pas cher !
Par exemple le tableau ci dessous de 90 cm sur 120 cm ne coûte que 42 € chez Amazon (Cliquez ICI) :
Le principe est le suivant :
1 – Définir le sujet
2 – Coller toutes les informations
3 – Les structurer visuellement par thème ou similitude ou chronologie ou process ou …
4 – Faire un brainstorming ou laisser les personnes y réfléchir de leur côté
5 – Faire avancer la réflexion jusqu’à trouver la solution !
Quelques astuces :
– Découpez le tableau en phases pour rassembler les éléments thématiquement
– Laissez tout le monde s’exprimer et laisser son message… surtout lorsque vous n’êtes pas là !
– Limitez dans le travail dans le temps afin de mettre une dead line
– Prenez des photos régulièrement pour montrer l’avancée de la réflexion
Influencing Business using a Wall of Knowledge
View more presentations from heidimunc
Vivez vous la vie dont vous rêviez étant petit ?
La présentation ci dessous est intéressante car elle nous permet de nous poser la bonne question : Est-ce que la vie que nous vivons est vraiment celle dont nous rêvions ?
Pour cela suffit de répondre à 3 questions :
– Est ce que vous aimez ce que vous faites ?
– Est-ce que vous êtes avec la bonne personne ?
– Est-ce que j’ai vraiment accomplit ce que je voulais faire ?
Rien n’est trop tard pour agir et faire évoluer votre vie !
Life Is A Journey
View more presentations from Coach Bay
Livre « Influence et Manipulation, Comprendre et Maîtriser les Mécanismes et techniques de persuasion » par Robert Cialdini
Le livre de Robert Cialdini « Influence et Manipulation », reste malgré les années une des références majeures dans les mécanismes de persuasion.
En effet il explique clairement et avec des exemples les concepts de la psychologie et de la sociologie, comment dans la vie de tous les jours il est possible de convaincre plus facilement ses interlocuteurs.
Il démontre les mécanismes innés enfouis au fond de nous qui font que nous allons agir automatiquement d’une manière ou d’une autre en réponse à un stimulus ou à une action.
Le début du livre commence un peu mollement, mais au final les 318 pages de ce livre se dévorent très rapidement !
Le premier chapitre a pour objectif de présenter les fondamentaux avec les sept façons d’influencer les comportements :
– la réciprocité,
– l’implication,
– le facteur social,
– l’empathie,
– l’autorité
– l’élitisme
Parmi les choses à retenir :
– Le prix et la valeur perçue influencent notre jugement de valeur.
– En fournissant une raison, même non fondée, il est possible d’obtenir l’acceptation de la plupart des personnes. Exemple : « J’ai besoin que vous me prêtiez X euros, parce que je suis en retard et je vais manquer mon train », fonctionnera mieux que « Est-ce que vous pourriez me prêter X euros… »
– Donner quelque chose à quelque le rendra redevable, et donc plus enclin à accepter une de vos offres.
– Les personnes suivent la norme et la foule, et donc avec la pression sociale et l’autorité il est facile d’obtenir l’acceptation.
– …
Le positif :
– Les exemples sont souvent un peu vieux (ils datent des années 80), mais ils permettent au moins d’avoir un ancrage pour trouver des applications concrètes et pratiques dans votre propre vie.
– Les astuces pour obtenir un « Oui » de la part de ses interlocuteurs.
– La facilité de lecture pour un ouvrage qui est pourtant sur la psychologie (ce qui est rare !)
– L’ouverture que nous donne cet ouvrage sur les processus de vente des commerciaux et des publicitaires… et comment nous en défaire !
Le Négatif :
– Un livre à ne pas mettre entre de mauvaises mains…
Au final, ce livre « Influence et Manipulation » est un des livres essentiels à lire dans le cadre de son développement personnel.
Il est vendu 19 €TTC chez Amazon.
Une journée en chiffres…
Et si l’on résumait votre journée avec des chiffres… cela donnerait quoi ?
La réponse avec cette vidéo !
Via VincentDidier
20 Astuces pour bien gérer ses emails
La masse d’emails que nous recevons tous les jours entravent notre productivité…
Voici quelques conseils simples et pratiques pour gagner du temps avec Outlook ou son gestionnaire de messagerie :
1 – Désactivez la notification automatique des messages arrivés afin de ne plus être perturbé par les messages et faire du « Multitâches » qui au final nuit à votre productivité.
Ne répondez pas dans la seconde aux messages, vous devez prendre le temps de travailler…
2 – Ajoutez Google DeskTop afin d’archiver automatiquement vos messages et les retrouver plus facilement. En plus Google DeskTop sauvegarde les emails effacés, ce qui est bien utile parfois !
3 – Définissez plusieurs signatures, avec des messages types les plus courants. Votre signature par défaut devra commencer par bonjour, et finir par votre formule de politesse.
4 – Mettez en place des règles pour classer les emails automatiquement, par exemple toutes vos newsletters dans un répertoire particulier à consulter uniquement quand vous avez du temps libre. Vous pouvez aussi prévoir l’envoi automatique d’un message selon un objet, un expéditeur… par exemple pour indiquer un délai de réponse.
5 – Lisez rapidement vos emails et décidez immédiatement de ce que vous devez en faire : Classez / Supprimez / Agissez selon la nature de l’email. Ne laissez pas votre boite de réception remplie à craquée. Il faut avoir au maximum 100 messages, et uniquement des emails « à traiter ».
Pour le classement créez des répertoires pour retrouver facilement l’information.
6 – Consultez votre boite de réception uniquement toutes les heures ou les deux heures… Si vous pouvez le faire que 4 à 5 fois par jours c’est déjà un exploit !
Vous devez réserver des plages de traitement des emails pour les traiter par « lots » et ainsi être plus efficace.
7 – Ne relisez pas plusieurs fois un email. Prenez le temps de lire un email important, se faites pas plusieurs relectures qui au final vous font perdre du temps pour rien. Néanmoins, cela ne veut pas dire répondre systématique et tout de suite… Prenez le temps de la réflexion.
8 – Utilisez les couleurs pour associer des urgences, ou utilisez les « non-lus » pour revenir sur des messages.
9 – Faites des archives pour sauvegarder vos messages Outlook régulièrement… Cela vous évitera de mauvaises surprises !
10 – Ajoutez un plugin Linkedin à votre Outlook pour voir les photos de vos contacts . Eventuellement utilisez Xobni pour avoir une vision exhaustive de vos contacts (nb d’email, pièces jointes…), ou les outils de productivité de Webex (si vous utilisez ce service).
11 – Synchronisez votre Outlook et votre Smartphone pour disposer de vos emails, agendas… où que vous soyez, et ainsi devenir plus réactif.
Envoyez-vous à vous-même des emails avec votre Smartphone pour ne rien oublier.
12 – Ne lisez plus vos emails directement en arrivant le matin au bureau, mais faites une tâche prioritaire et plus importante.
13 – Accordez vous 1h toutes les deux semaines pour faire le tour de votre boite de réception et la vider au maximum pour repartir avec une boite « propre ».
14 – Pendez à copier vos messages dans les répertoires sur votre PC en plus de votre Outlook. Cela vous permet de regrouper dans 1 seul endroit tous les emails et ainsi éviter d’aller les chercher en plus dans votre Outlook.
15 – Si vous utilisez GMAIL, associez des étiquettes aux emails pour mieux les retrouver. Vous pouvez aussi rassembler vos adresses emails en 1 seule, ou au contraire les dispatcher selon les priorités (ex: ne pas relever au bureau vos messages perso, ou recevoir des newsletters perso).
16 – Désabonnez-vous d’un maximum de newsletters non indispensables pour garder que l’essentiel des informations dans votre boite email. Préférez les flux RSS qui sont plus simples à gérer et à supprimer avec iGoogle ou Netvibes.
Utilisez plusieurs adresses emails, avec une principale et des adresses « newsletter » et « spam » pour ne pas être pollué de messages.
17 – Mettez en place par défaut le correcteur d’orthographe pour éviter les fautes de frappe les plus classiques. De même utilisez les volets d’aperçu pour voir en 1 clin d’œil si le message est pertinent ou s’il doit être effacé.
18 – Si l’échange d’email est supérieur à 3 échanges, alors prenez votre téléphone et passez voir l’expéditeur… De même si vous recevez un email « chaud », ne répondez pas sous le coup de l’émotion, mais donnez vous le temps de répondre l’esprit plus libre.
19 – Créez plusieurs répertoires de « Gestion » pour vos actions.
Un répertoire « A relancer » avec les envois à relancer. Si nécessaire mettez vous en copie cachée pour recevoir une copie de l’email et le classer.
Un répertoire « A traiter » pour les emails urgents à traiter.
20 – Utilisez des services « anti-spam » pour éviter d’être harcelé par les spammeurs…
Vous avez toute une liste sur ce lien http://www.arobase.org/spam/logiciels-antispam.htm ou une solution antivirus & antispam comme Bit Defender (40 €)
21 – Faites des groupes pour vos listes de diffusions les plus courantes, ainsi vous ne perdrez plus de temps à les ajouter 1 par 1…
22 – Partagez vos agendas avec vos collègues afin de gérer ensembles vos disponibilités et répondre plus rapidement aux demandes de réunions.
En complément un aide mémoire de la méthode GTD
