Ordinateur
L’envie d’avoir envie…
Pour avancer dans la vie il faut avoir envie de se dépasser, d’aller plus loin et de se lancer des défis…
Pour aller au delà de soi, il est nécessaire :
- Soit de se baser sur ses forces pour aller plus loin, soit d’avoir une « faiblesse » et vouloir la compenser.
- De définir son état actuel, et d’avoir un objectif ambitieux mais atteignable
- De se donner les moyens (temps, argent, plan d’actions…) de réussir
- De s’accorder des récompenses et des breaks
- De partager cette passion avec sa famille, ses amis…
La preuve avec ce reportage avec une jeune grimpeuse Nina Caprez :
Nina Caprez: About A Girl from Prana Living on Vimeo.
Alors comment commencer ?
1 – Ecrivez vos objectifs (en étant très précis et en détaillant si nécessaire toutes les petites actions intermédiaires), et parlez en autour de vous… vous aurez ainsi une « pression » pour réaliser vos objectifs.
2 – Mettez en place une routine pour que vos nouveaux objectifs fassent partie de votre quotidien (ex: 10 pompes tous les matins, puis 20, puis 30…)
3 – Commencez le plus tôt possible, n’attendez pas !
4 – Planifiez vous un bilan et des situations intermédiaire à court terme et moyen terme, avec une place pour les breaks et les récompenses.
5 – Réfléchissez au meilleur moyen d’y arriver, parfois avec un peu d’astuces il est possible de se simplifier la vie !
La Méthode Get Things Done (GTD) de David Allen
La méthode « Get Things Done » de David Allen est une des bases pour améliorer son efficacité, le principe étant de structure le traitement de l’information et de ses tâches au lieu de se disperser.
S’il n’y a qu’une chose à retenir c’est que pour être efficace il faut structurer ses priorités et ses tâches à réaliser, tout en évitant les distractions et le fouillis qui viennent perturber l’esprit.
Lorsque David Allen a publié cette méthode, il a vraiment donné les bases d’une organisation efficace, même si depuis cette méthode a montrée quelques limites (que nous aborderons à la fin de cet article).
Voici les principes de bases :
- Choisir ce qui est vraiment important de faire et de ne pas faire (important / utile / urgent / classer…), agir immédiatement sur ce qui ne prend pas de temps… et ne plus avoir d’arrière pensée en décidant de ne pas / plus faire certaines choses. Il est nécessaire d’utiliser une To Do Liste, mais surtout de sélectionner juste 1 ou 2 choses majeures à faire dans sa journée (et commencer par cela).
- Adopter un mécanisme de traitement de l’information selon le contexte (où l’on se trouve et les outils disponibles), le temps disponible (entre les actions ou la dead line pour une action), l’énergie qui réclame cette tâches (simple ou pas) et la priorité des tâches à effectuer. Ceci fait en estimant le temps nécessaire et la prochaine action à réaliser.
- Créer un système pour classer les informations sur un projet : La fiche sujet pour les actions de plus de 15 minutes (avec le résultat, la 1er chose à faire, les infos liées, documents de référence…), le dossier de référence (qui rassemble les documents sur un sujet), des dossiers pour classer les dossiers, une liste pour noter ses idées, un agenda claire et structuré…
- Tout noter sur papier pour ne pas s’encombrer l’esprit. Il faut noter ses projets en cours dans un fichier ou sur une feuille de papier, avec l’objectif, toutes les tâches… Il faut aussi découper les projets en mini tâches, ce qui permet de voir ses projets avancer et d’éviter les To do listes démotivantes longues comme le bras…
- Prendre rapidement une décision sur ce qui doit être fait actuellement, et pour ses projets décider si vous devez agir / classer / supprimer / … avec une revue hebdomadaire des priorités à accomplir.
- Eviter le fouillis, en organisant les fichiers de son PC et son espace de travail (boite avec les éléments à traiter, l’archivage…). Le concept d’avoir un dossier par jour du mois (soit 30 en tout) et 12 dossiers pour les mois, permet de structurer son organisation.
Cela permet de faire des sous listes : une liste principale des tâches annuelles/mensuelles, et une mini to do liste pour la semaine / journée.
- Traiter immédiatement les tâches qui durent moins de 2 minutes pour ne pas s’encombrer de micro-tâches.
- Avoir toujours sur soi un cahier ou un Smartphone pour prendre des notes, et donc ne plus s’encombrer l’esprit.
- Noter la raison et le détail des actions au lieu de noter juste des tâches, et au dessus du PC un bloc pour noter les tâches à faire.
- Ne pas accumuler ses documents sur son bureau, mais utiliser des boites « A traiter… » et archiver / jeter les autres éléments.
- Planifier du temps pour réaliser des tâches dans son agenda, et ré-examiner de temps en temps les priorités à traiter en priorité.
Les limites de la méthode GTD sont les suivantes :
- On devient esclave de sa liste et on reste dans l’opérationnel sans prendre de la hauteur avec une gestion du long terme et des objectifs de vie. Donc si vous avez un manque de motivation GTD n’est pas forcément la meilleure méthode pour vous motiver à travailler plus.
- La partie récompense après avoir fait des listes n’est pas assez présente. De même la méthode GTD n’explique pas qu’il est important de travailler en « Round » de travail (de 25 à 45 minutes) non stop (comme l’indique la méthode Pomodoro) et faire des pauses.
- Les logiciels de Gestion des Tâches et de Mindmapping n’étaient pas disponibles à l’époque, donc la prise de notes en réunion, lors des conversations… n’est pas beaucoup poussée. Avec les logiciels modernes de dictée vocale (comme Dragon Naturally Speaking, Google Desktop, Evernote, FreeMind…) on peut aussi gagner du temps.
- La méthode GTD est applicable pour le Pro et le perso, mais il faut faire attention à ne pas négliger les relations humaines, la famille… et ne pas être trop « carré ». Il faut donc savoir prendre du recul et ne pas perdre trop de temps à classer et ranger.
Au final, le GTD est la base indispensable pour une bonne organisation, elle permet d’avoir une organisation simple et facile à mettre en place.
Elle permet aussi d’avoir un recul et une bonne organisation, ce qui permet de réduire fortement le stress et la gestion des tâches par l’urgence.
L’impact sur l’efficacité est très rapide, le traitement des micro-tâches permet de vite avancer sur des sujets, de ne rien oublier et de bien prioriser.
Cependant comme pour toute méthode il faut savoir prendre un peu de recul pour ne pas en devenir l’esclave ou pour devenir sur-organisé…
Pour commencer dès maintenant à mieux vous organiser, commandez sur Amazon pour 21 euros « Get Things Done » de David Allen .
Publié dans Motivation, Ordinateur, Productivité | 
Tags : David Allen, Get Things Done, gtd | 
2 commentaires »
20 Astuces pour bien gérer ses emails
La masse d’emails que nous recevons tous les jours entravent notre productivité…
Voici quelques conseils simples et pratiques pour gagner du temps avec Outlook ou son gestionnaire de messagerie :
1 – Désactivez la notification automatique des messages arrivés afin de ne plus être perturbé par les messages et faire du « Multitâches » qui au final nuit à votre productivité.
Ne répondez pas dans la seconde aux messages, vous devez prendre le temps de travailler…
2 – Ajoutez Google DeskTop afin d’archiver automatiquement vos messages et les retrouver plus facilement. En plus Google DeskTop sauvegarde les emails effacés, ce qui est bien utile parfois !
3 – Définissez plusieurs signatures, avec des messages types les plus courants. Votre signature par défaut devra commencer par bonjour, et finir par votre formule de politesse.
4 – Mettez en place des règles pour classer les emails automatiquement, par exemple toutes vos newsletters dans un répertoire particulier à consulter uniquement quand vous avez du temps libre. Vous pouvez aussi prévoir l’envoi automatique d’un message selon un objet, un expéditeur… par exemple pour indiquer un délai de réponse.
5 – Lisez rapidement vos emails et décidez immédiatement de ce que vous devez en faire : Classez / Supprimez / Agissez selon la nature de l’email. Ne laissez pas votre boite de réception remplie à craquée. Il faut avoir au maximum 100 messages, et uniquement des emails « à traiter ».
Pour le classement créez des répertoires pour retrouver facilement l’information.
6 – Consultez votre boite de réception uniquement toutes les heures ou les deux heures… Si vous pouvez le faire que 4 à 5 fois par jours c’est déjà un exploit !
Vous devez réserver des plages de traitement des emails pour les traiter par « lots » et ainsi être plus efficace.
7 – Ne relisez pas plusieurs fois un email. Prenez le temps de lire un email important, se faites pas plusieurs relectures qui au final vous font perdre du temps pour rien. Néanmoins, cela ne veut pas dire répondre systématique et tout de suite… Prenez le temps de la réflexion.
8 – Utilisez les couleurs pour associer des urgences, ou utilisez les « non-lus » pour revenir sur des messages.
9 – Faites des archives pour sauvegarder vos messages Outlook régulièrement… Cela vous évitera de mauvaises surprises !
10 – Ajoutez un plugin Linkedin à votre Outlook pour voir les photos de vos contacts . Eventuellement utilisez Xobni pour avoir une vision exhaustive de vos contacts (nb d’email, pièces jointes…), ou les outils de productivité de Webex (si vous utilisez ce service).
11 – Synchronisez votre Outlook et votre Smartphone pour disposer de vos emails, agendas… où que vous soyez, et ainsi devenir plus réactif.
Envoyez-vous à vous-même des emails avec votre Smartphone pour ne rien oublier.
12 – Ne lisez plus vos emails directement en arrivant le matin au bureau, mais faites une tâche prioritaire et plus importante.
13 – Accordez vous 1h toutes les deux semaines pour faire le tour de votre boite de réception et la vider au maximum pour repartir avec une boite « propre ».
14 – Pendez à copier vos messages dans les répertoires sur votre PC en plus de votre Outlook. Cela vous permet de regrouper dans 1 seul endroit tous les emails et ainsi éviter d’aller les chercher en plus dans votre Outlook.
15 – Si vous utilisez GMAIL, associez des étiquettes aux emails pour mieux les retrouver. Vous pouvez aussi rassembler vos adresses emails en 1 seule, ou au contraire les dispatcher selon les priorités (ex: ne pas relever au bureau vos messages perso, ou recevoir des newsletters perso).
16 – Désabonnez-vous d’un maximum de newsletters non indispensables pour garder que l’essentiel des informations dans votre boite email. Préférez les flux RSS qui sont plus simples à gérer et à supprimer avec iGoogle ou Netvibes.
Utilisez plusieurs adresses emails, avec une principale et des adresses « newsletter » et « spam » pour ne pas être pollué de messages.
17 – Mettez en place par défaut le correcteur d’orthographe pour éviter les fautes de frappe les plus classiques. De même utilisez les volets d’aperçu pour voir en 1 clin d’œil si le message est pertinent ou s’il doit être effacé.
18 – Si l’échange d’email est supérieur à 3 échanges, alors prenez votre téléphone et passez voir l’expéditeur… De même si vous recevez un email « chaud », ne répondez pas sous le coup de l’émotion, mais donnez vous le temps de répondre l’esprit plus libre.
19 – Créez plusieurs répertoires de « Gestion » pour vos actions.
Un répertoire « A relancer » avec les envois à relancer. Si nécessaire mettez vous en copie cachée pour recevoir une copie de l’email et le classer.
Un répertoire « A traiter » pour les emails urgents à traiter.
20 – Utilisez des services « anti-spam » pour éviter d’être harcelé par les spammeurs…
Vous avez toute une liste sur ce lien http://www.arobase.org/spam/logiciels-antispam.htm ou une solution antivirus & antispam comme Bit Defender (40 €)
21 – Faites des groupes pour vos listes de diffusions les plus courantes, ainsi vous ne perdrez plus de temps à les ajouter 1 par 1…
22 – Partagez vos agendas avec vos collègues afin de gérer ensembles vos disponibilités et répondre plus rapidement aux demandes de réunions.
En complément un aide mémoire de la méthode GTD
Publié dans Ordinateur, Productivité | Tags : gérer sa boite email, gérer ses emails, optimiser outlook | 4 commentaires »
Quelle solution de To Do List utiliser ?
Une bonne organisation commence avec une bonne gestion des tâches et donc des priorités.
Pour cela , il existe plusieurs solutions :
- Le papier (ou post-it) + le crayon avec la liste des tâches à utiliser.
- Les logiciels de « gestion de projets » comme Project (mais trop complexe !).
- Les solutions de To Do List en ligne.
Voici ci dessous une sélection de quelques unes des solutions de To List que nous avons testées :
- Taskii : très sympa, simple à utiliser (et en français pour une fois !). Version gratuite 30 jours, mais payante après. Je l’ai utilisé pendant 1 an avec mon assistant (très efficace !).
- ManyMoon : une solution de gestion de projets collaborative gratuite, qui permet de gérer sa liste des tâches par thèmes. Un peu lourd, mais très efficace pour noter ses idées.
Simplify Your Work Life from Manymoon on Vimeo.
- Remember The Milk : J’ai utilisé cette version au début, mais j’ai été moyennement convaincu par l’ergonomie…
- Evernote : Cette application est bien pour prendre des notes, mais elle n’est pas du tout ergonomique pour les organiser par priorités… Dommage car l’application iphone / Web / Desktop est vraiment bien.
- http://tadalist.com/ : c’est l’application To do List de Bascamp… mais sans application iphone à ce jour… Dommage !
- http://www.6wunderkinder.com/wunderlist/ : cette To Do list à l’intérêt d’être installée sur le PC (ou Mac)… donc sur sur le Web
- http://www.producteev.com/ : gratuit jusqu’à 2 utilisateurs.
- Google Notes : un quasi tableur… rien de très sophistiqué !
Au final, actuellement mon système d’organisation est le suivant :
1 – Un post it carré / un sous main pour noter les tâches à faire dans la journée ou dans les 2 jours… Avec une belle rayure pour les tâches effectuées.
2 – Un grand post it rectangle pour noter ma liste de tâche au mois notée à la volée.
3 – ManyMoon pour gérer les projets sur le plus long terme, ajouter des notes en copier-coller, créer des millestones…
4 – Mon iphone et l’envoi de notes à moi même quand une idée me vient ou lorsque je dois noter quelque chose.
Et vous, quel est votre système ?
Publié dans Ordinateur, Productivité | Tags : apprendre à s'organiser, gestion des tâches, To Do List | 4 commentaires »
Gérer efficacement ses emails, les conseils de Google
Un des ingénieurs de Google donne des conseils pour être plus efficace avec la gestion de ses emails :
6 Trucs et astuces pour gagner en efficacité
Voici quelques petites astuces pour gagner du temps :
- Pour ne pas oublier un objet le matin, mettez le dans votre chaussure ou contre la porte d’entrée.
- Brossez vous les dents sous la douche, c’est pas élégant mais ça gagne des précieuses secondes quand vous êtes a la bourre !
- Pour toujours avoir de la monnaie pourvue café mettez dans votre tiroir votre monnaie des que vous en avez.
- Prenez l’habitude d’appuyer sur ctrl + s quand vous êtes sous Word, Excel… Cela vous évitera de grosses catas !
- Ne répondez plus immédiatement aux emails, et rassemblez vos réponses toutes les heures.
- Ne laissez pas votre boite email se remplir d’emails… Soit vous classez, soit vous notez dans votre To Do List, soit vous supprimez…
Comment traiter en masse ses emails à son retour de vacances ?
C’est le problème classique lorsque l’on rentre de vacances : les emails s’accumulent et on passe quasiment la matinée de son retour à traiter les urgences.
La première chose à faire c’est le préventif :
- Mettre dans son gestionnaire d’absence l’email d’un collègue pour pourra traiter le problème en votre absence, ce qui permet de traiter les urgences sans vous.
- Consulter ses emails à distance sur iPhone ou via un accès distant le soir avant de reprendre le travail. Cela permet d’arriver au bureau serein, en sachant exactement quelles sont les priorités.
La seconde chose c’est de traiter les urgences :
- Triez les emails par expéditeurs, et classez toutes les newsletters, communications administratives… dans un répertoire « A lire » que vous pourrez consulter en masse lorsque vous aurez un peu de temps libre dans la semaine.
- Triez les messages par les indicateurs d’urgence pour voir les sujets qui réclament votre attention en priorité.
- Triez les messages par objet afin d’avoir le fil de la conversation, et ne pas commencer à répondre alors qu’une autre personne a déjà répondu
- Sélectionnez les courriers « spam » et marquez-les comme indésirables
- Faites le tour du dossier « Indésirables » quelques jours après pour vérifier que rien n’est passer au travail des mailles du filet
Les raccourcis clavier pour Windows 7
Voici quelques raccourcis claviers intéressants pour Windows :
- Windows + Espace = rendre transparent les fenêtre pour voir son bureau, ses icônes…
- Windows + Haut = masquer toutes les fenêtre sauf la fenêtre principale
- Windows + Gauche ou Droit ou Haut ou Bas = déplacer la fenêtre active d’un 1/3
- Windows + Tab = Défilement des fenêtres
- Windows + P = choisir la présentation des écrans (si on a 2 écrans)
Vous pouvez également utiliser la notion de Bibliothèque pour rassembler dans 1 seul endroit tous vos documents (ex: tous vos photos, y compris celles sur les clés USB). Vous éviterez ainsi de passer de répertoires en répertoires.
- Windows + + ou – = Zoomer
- Windows + X = ouvrir les utilitaires pour les PC Portables
Publié dans Ordinateur, Productivité | Tags : raccourcis clavier pour Windows 7 | Aucun commentaire »
Gagnez du temps en organisant vos répertoires…
Un gain de temps non négligeable provient d’une recherche de l’information plus rapide et une meilleure structuration de son organisation.
Comme nous utilisons de plus en plus souvent un ordinateur, il faut structurer ses données en organisant vos répertoires.
C’est bien entendu créer un répertoire « Travail » > Thème1> Sousthème1> Fichiers. Parfois vous pouvez aussi créer une architecture plus fine selon vos besoins.
Normalement dans chacun des répertoires vous devez avec moins d’une dizaine de fichiers.
Pour cela quelques astuces :
- Versionisez vos fichiers, avec le numéro de version du fichier et la date exacte. C’est très important car vous êtes ainsi certain de savoir quelle est la dernière version, et si tout le monde à la dernière version.
- Créez un répertoire « OLD » pour ranger toutes les anciennes versions de fichiers devenus inutiles… car justement parfois on a besoin de retrouver des anciennes versions !
- Créez un répertoire « Sources » ou « Archives » lorsque vous avez besoin de conserver la source de certaines données (fichier photoshop, images…).
