Comment reprendre contrôle de son temps ?

La plupart des gens vous diront « j’ai pas le temps, je suis débordé actuellement… ».

Dans certains cas c’est parfaitement justifié (quantité de travail sur-dimensionnée, tendance des managers à demander toujours plus…).

Pour changer cette manière de travailler, il ne faut pas cacher une situation et masquer les problèmes de l’entreprise en travaillant plus, en faisant plus d’efforts…

Il faut au contraire montrer qu’il y a un disfonctionnement dans l’organisation et qu’il la situation est anormale.

Cependant, la plupart du temps, cela vient plutôt d’une mauvaise gestion de son temps et de ses priorités…

Et donc pour reprendre contrôle de votre temps vous devez utiliser 5 piliers :

1.La planification

2.La gestion des tâches

3.La définition des objectifs

4.La gestion de son temps personnel et de sa valeur

5.L’analyse post-projet

1.Le planning

La majeure partie du stress bien de la surprise, de devoir faire les choses au dernier moment, de devoir être toujours en réaction…

Pour éviter cela, il faut planifier et éviter les mauvaises surprises.

De manière concrète cela veut dire :

-Choisissez une date cible pour réaliser le travail, en estimant la durée, et en se laissant une petite marge de manœuvre.

– Écrivez cette liste des tâches de manière détaillée, afin de passer de la vision « macro » au planning détaillé afin de vérifier que votre estimation de temps tient la route, mais aussi pour ne pas être dépassé par l’ampleur d’une méga-action

-Réfléchissez avant d’agir, pensez aux meilleurs outils à utiliser, aux actions nécessaires à réaliser avant de travailler…. Tout le temps que vous passez à anticiper c’est au moins 2 fois ce temps économisé !

-Vérifiez régulièrement que vous êtes sur les bons rails, et modifiez votre planning au besoin.

De manière concrète cela veut dire se réserver des plages de travail dans votre Outlook afin de planifier du temps pour effectuer ces actions.

2.La gestion des tâches

Tâches doivent être « SMART », c’est-à-dire :

• Spécifiques, c’est-à-dire détaillés sans laisser de place au flou artistique… ou à l’interprétation.
• Mesurables, c’est-à-dire que vous savez sur quoi vous allez être jugé.
• Atteignables, cela ne sert à rien de définir quelque chose que ne tiendrez pas
• Réalisables, c’est-à-dire que vous avez les moyens et le temps de le faire
• Temporelles, c’est-à-dire planifiées dans le temps

N’oubliez pas qu’il existe un triangle de la performance qui permet d’atteindre tous les objectifs : il suffit de mixer le temps (la date limite de réalisation), le budget (les moyens accordés) et la qualité du résultat obtenu.

Il est essentiel d’être réaliste dans la gestion des tâches, et en vous laissant des plages pour les « surprises de dernière minute ». Ainsi  vous allez pouvoir maîtriser votre temps et non pas vous imposer un rythme de stakhanoviste….

Accordez vous aussi des récompenses pour les actions majeures réalisées (un café, une pause, un tour sur Facebook). En revanche soyez à 100% lorsque vous travaillez, utilisez pour cela la méthode pomodoro.

Vous pouvez aussi utiliser un logiciel de gestion de projets (Basecamp, Taaski…) pour vous aider à planifier le travail en groupe.

3.La définition des objectifs

Le travail, on en a toujours plus qu’il n’en faut… en revanche il faut avoir en tête 2 choses :

– La Loi de Pareto, c’est-à-dire que 20% de votre travail donnera 80% des résultats. Ne perdez donc pas votre temps avec des choses qui ne vont pas donner des résultats, ou pire que d’autres peuvent (et doivent) faire à votre place.

– Vous êtes jugé sur un certain nombre de critères, vous devez donc vous concentrer sur le résultat attendu.

Par exemple votre manager peut vous demander de faire quelque chose d’ennuyeux (ex : vérifier un document…) , voire d’inutile à vos yeux (ex : recevoir un partenaire…) ou de non urgent (ex : avoir des statistiques, passer à son bureau, répondre à un email…)… Or pour lui ces actions sont une évaluation directe de votre performance. Vous devez donc insister sur l’efficacité de ces actions.

De même, avant de travailler, prenez toujours le temps de bien réfléchir à ce qui est demandé, ce qui est attendu, et comment vous pouvez le faire avec l’effort le plus « rentable ».

4. La gestion de son temps personnel et de sa valeur.

Il faut savoir si NON, de ne pas accepter tout tout de suite. Cela donne de la valeur à son temps, et que l’on vous demande toujours de palier aux déficits de la structure…

Vous pouvez dire NON, il suffit d’expliquer pourquoi à votre interlocuteur.

De même ne pensez pas que votre corps est une machine indestructible… La fatigue, une mauvaise alimentation… nuisent à votre efficacité.

Il y a quelques bons principes :

– Dormez suffisamment, boucler un dossier jusqu’à 1h du matin n’est bon qu’une fois, si cela se poursuit, vous allez atteindre la saturation et la démotivation. N’hésitez pas à faire de temps en temps des petites siestes si votre corps vous le réclame.

-Buvez de l’eau et mangez correctement…. Prenez le temps de manger, faites un peu d’exercice, sortez un peu au soleil… Faire des pauses vous permet de mieux reprendre le travail.

…

5.L’analyse post-projet

On peut faire des erreurs, mais en revanche il faut éviter de refaire toujours les mêmes erreurs.

Donc une fois le projet finalisé, arrêtez-vous et faites un bilan :

-Qu’est-ce qui n’a pas marché, et pourquoi ?

-Qu’est-ce qu’on pourrait simplifier, automatiser, supprimer… ?

-Qu’est-ce qui a été un frein au projet ? Quelles sont les leçons à retenir ?

-Qu’est-ce qui m’a ennuyé ou frustré ?

-Qu’est-ce qui a superformé et sous performé, pourquoi, et comment récompenser ?

-Qu’est-ce que j’ai appris ?

– …

A vous de jouer maintenant !