19 petites astuces qui font gagner du temps…

Voici une petite compilation de trucs et astuces pour gagner quelques minutes par jour…

1 – Utilisez Google Documents pour réaliser vos documents collaboratifs afin de mettre à jour les informations en temps réel au lieu d’attendre que chacun fasse les modifications et de centraliser les données.

2 – Pour organiser vos réunions, si vous utilisez Outlook demandez aux personnes d’indiquer dans leurs agendas si elles sont en réunion dans les locaux ou hors du bureau via un code couleur (cela vous évitera de planifier une réunion au bureau lorsque la personne est en clientèle).
Si vous organisez une réunion informelle (soirée, weekend…) sans pouvoir accéder aux agendas de chacun, utilisez doodle.com pour choisir la meilleure date en fonction des contraintes de tout le monde.

3 – Créez des groupes et des listes de diffusion pour être sur de n’oublier personne. De même créez des adresses email génériques (commercial, service technique…) avec des messages envoyés automatiquement  dès réception (vidéo tutoriaux, FAQ, brochure…) afin d’éliminer les questions les plus courantes.

4 – Marquez les messages importants avec un flag ou une couleur. Vous pouvez même utilisez la fonction « assurer un suivi », ou tout simplement rassembler les emails à relancer dans un répertoire « à relancer ».

5 – Dans Outlook 2010 utilisez la fonction « Afficher en tant que conversation » pour avoir le fil de discussion.

6 – Filtrez vos appels téléphoniques et écoutez-les à intervalle réguliers pour concentrer les traitements. Faites de même pour vos emails en réservant du temps pour les lire en série dans la journée (et pas dès le matin en arrivant ou au fil du temps). Résistez autant que possible à la tentation de lire vos emails et faire quelque chose de plus « facile ». Pour cela vous pouvez utiliser le chronomètre de votre iPhone pour chronométrer combien de temps vous résistez !

7 – Utilisez un casque téléphonique pour pouvoir saisir des données en en même temps que vous parlez au téléphone (pour écrire le compte rendu de réunion, prendre des notes avec un papier-crayon…). En revanche il faut rester concentré et donc résister à la tentation de lire ses messages sur son BlackBerry durant la conversation. Avec les gens bavards au téléphone indiquez que vous n’avez que 5 minutes à leur consacrer car vous avez une réunion juste après.

8 – Mettez un fond d’écran motivant sur votre PC, par exemple l’objectif que vous voulez atteindre (acheter une voiture, changer de téléphone portable…), avec une phrase de motivation.
Si vous êtes en Open Space utilisez des acronymes pour que les autres collaborateurs ne puissent pas comprendre votre objectif personnel (exemple pour « Féliciter mes collaborateurs 1 fois par semaine » mettre « F1FSC » sur votre fond d’écran).

9 – Rassemblez dans répertoire « A lire » les newsletters, et utilisez de préférence les flux RSS pour vous désabonner (et ne pas avoir de « pression » pour lire vos newsletters lorsqu’elles s’accumulent dans votre boite de réception).

10 – Accordez vous moins de temps pour travailler (ex: vous partez ce soir à 18h pile), mais travaillez durant cette période à 200% sans aucune interruption et en ayant tout planifié ce qui est le plus important à faire.

11 – Utilisez un logiciel de Post it sur votre PC au lieu de les mettre sur votre ordinateur afin d’avoir un espace de travail plus propre et plus clair.

12 – Utilisez seatguru.com pour réserver vos billets d’avion près de la sortie et ne pas attendre que tout le monde sorte. De même évitez d’enregistrer vos baguages en prenant avec vous vos affaires avec  que l’essentiel (ex : mettre deux jours de rang le même costume et prévoir juste chemises, chaussettes et caleçons). Idem pour la trousse de toilette, au lieu de prendre un gel douche utilisez le gel douche ou le savon offert à l’hôtel.

13 – Pour mieux dormir en voyage (train, avion…) une bonne astuce est de manger juste après le départ afin de profiter de la digestion pour vous relâcher et vous endormir.

14 – Utilisez un tableau blanc pour schématiser la structure de vos projets, un bon schéma simple permet de mieux structurer son travail et se concentrer sur les priorités…

15 – Utilisez une messagerie Gmail, hotmail… pour accéder à vos emails où que vous soyez. Si vous utilisez Exchange avec MS Outlook pensez à activer l’accès via Internet.

16 – N’emmenez pas de travail à la maison, sauf exception. D’une part la plupart du temps on amène des dossier chez soi mais ne travaille pas dessus et au contraire engendre une insatisfaction ou un sentiment de culpabilité (« j’aurais du travailler sur ce dossier hier soir au lieu de voir mes amis… »). Evitez d’avoit mauvaise conscience et partez éventuellement un peu plus tard ou arrivez plus tôt mais accordez un break à la maison pour reprendre des forces et de la motivation.

17 – Pensez au résultat final de vos actions avant de commencer, cela vous évitera de partir dans tous les sens et devoir ajuster votre travail entre temps. Notez ce que vous devez faire en divisant en petites actions et vous aurez une vision claire des livrables à fournir, et vous perdrez de temps à divaguer.

18 – Si vous manquez de motivation au travail, mettez votre ipod ou lecteur MP3 avec des musiques préprogrammées (ne changez pas les chansons manuellement, le but est d’avoir une motivation. Si vous les changez selon vos envies vous allez perdre votre concentration). En alternative pour vous redonner le moral regardez ce que vous avez déjà accompli, parlez-en à votre chef ou à votre collègue et vous devriez être remotivé  !

19 – Achetez un nouveau PC ou formatez celui que vous avez actuellement… Vous allez gagner de précieuses minutes au démarrage ! Un PC portable vous permettra en plus de prendre des notes lors d’une réunion, en déplacement…