La gestion des documents administratifs représente un défi quotidien pour les entreprises et leurs employés. MyPeopleDoc transforme cette expérience en proposant une solution digitale complète. Cette plateforme répond aux besoins actuels des professionnels RH et des salariés qui cherchent à simplifier leur organisation documentaire. L’ère du papier recule face à des options plus écologiques et efficaces comme celle-ci. La digitalisation des bulletins de paie et autres documents importants devient une nécessité dans un environnement professionnel en constante évolution.
Qu’est-ce que MyPeopleDoc exactement ?
MyPeopleDoc est une solution digitale spécialisée dans la gestion des documents RH. Cette plateforme permet aux entreprises de dématérialiser l’envoi et l’archivage des documents administratifs comme les bulletins de paie. Désormais connue sous le nom d’UKG HR Service Delivery, elle offre un coffre-fort numérique accessible à tous les salariés.
La solution garantit la sécurité et la confidentialité des informations tout en simplifiant la communication entre les départements RH et les employés. Les fichiers restent stockés pendant 50 ans, ce qui dépasse largement les exigences légales en la matière.
Les origines et l’évolution de cette plateforme
Née d’un besoin concret d’optimisation des processus RH, l’outil a connu une évolution rapide ces dernières années. La plateforme a intégré de nouvelles fonctionnalités pour répondre aux attentes croissantes des utilisateurs. L’acquisition par UKG a permis d’élargir son offre et d’améliorer ses services.
Cette solution française s’est adaptée aux changements législatifs concernant la valeur juridique des documents numériques. Sa conception prend en compte les différents profils d’utilisateurs, des plus technophiles aux moins familiers avec les outils digitaux.
Comment télécharger MyPeopleDoc sur vos appareils ?
Le téléchargement de MyPeopleDoc est simple et rapide. Vous pouvez accéder à cette solution sur différents supports :
- Version web : accessible depuis n’importe quel navigateur internet
- Application mobile : disponible sur Google Play Store pour les appareils Android
- Application iOS : téléchargeable sur l’App Store pour les iPhone et iPad
Pour installer l’application mobile, cherchez « MyPeopleDoc » dans votre magasin d’applications. Touchez l’icône « Installer ». L’application pèse moins de 50 Mo. Elle utilise peu d’espace de stockage sur votre appareil. Les mises à jour régulières améliorent la sécurité et les performances du système. L’interface s’adapte automatiquement à la taille de votre écran.
Créer et activer votre compte MyPeopleDoc
La création d’un compte suit un processus simple :
- Rendez-vous sur la plateforme d’archivage électronique
- Cliquez sur « S’inscrire » ou « Demander une invitation »
- Renseignez votre adresse email professionnelle
- Confirmez votre demande en suivant les instructions
Si vous êtes un nouvel utilisateur, attendez que votre employeur transfère vos identifiants et votre code d’activation. Ces informations arrivent généralement dans votre boîte mail professionnelle. Conservez précieusement ces données. Elles vous permettront d’accéder à votre espace personnel sécurisé. La première connexion nécessite une validation supplémentaire pour garantir la protection de vos informations.
La procédure de connexion à votre espace personnel
La connexion à votre compte MyPeopleDoc se fait en quelques étapes simples :
- Accédez à la page de connexion via l’application ou le site web
- Entrez vos identifiants (adresse email et mot de passe)
- Complétez l’étape de vérification de sécurité si demandée
- Vous accédez alors à votre tableau de bord personnel
En cas d’oubli de mot de passe, cliquez sur « Mot de passe oublié ». Un email de réinitialisation arrive dans votre boîte de réception. Cet email contient un lien temporaire valable pendant 24 heures. Créez un nouveau mot de passe robuste en incluant des caractères spéciaux. Utilisez un mot de passe unique que vous n’employez pas sur d’autres plateformes. Cette pratique renforce la sécurité globale de votre compte.
Les fonctionnalités essentielles de MyPeopleDoc
MyPeopleDoc offre de nombreuses fonctionnalités pratiques :
- Réception électronique de tous vos documents RH
- Stockage sécurisé avec 10 Go d’espace gratuit à vie
- Partage de documents avec d’autres personnes ou administrations
- Conservation légale des documents pendant 50 ans
- Accès permanent à vos documents, même après avoir quitté votre entreprise
La plateforme permet également la signature électronique des documents contractuels. Cette fonction économise du temps pour toutes les parties concernées. Les notifications personnalisables vous alertent des nouveaux documents disponibles. Le système classe automatiquement les fichiers selon leur type pour faciliter les recherches ultérieures. Une fonction de recherche avancée permet de retrouver rapidement n’importe quel document archivé.
Que faire si vous changez d’employeur ?
Lorsque vous quittez votre entreprise, vous conservez votre coffre-fort numérique sans limite de durée et gratuitement. Seule la connexion avec votre ancien employeur sera suspendue.
Vous gardez l’accès à tous vos documents stockés précédemment. Si votre nouvel employeur utilise aussi MyPeopleDoc, vous continuez avec le même compte. Cette continuité évite la multiplication des espaces de stockage. Vos documents vous suivent tout au long de votre parcours professionnel. Cette portabilité constitue un avantage majeur face aux solutions traditionnelles d’archivage.
Sécurité et confidentialité : les priorités de la plateforme
La protection de vos données personnelles représente une préoccupation centrale pour MyPeopleDoc. La plateforme utilise un chiffrement avancé pour tous les documents stockés. Les serveurs se situent dans des centres de données sécurisés en Europe. Ce positionnement assure la conformité avec le RGPD.
Des audits de sécurité réguliers vérifient la robustesse du système. L’authentification à deux facteurs ajoute une couche de protection supplémentaire. Ces mesures créent un environnement fiable pour vos documents sensibles.
Les avantages concrets pour les utilisateurs quotidiens
Cette solution présente de nombreux atouts pour simplifier votre quotidien :
- Accès simple et rapide à vos documents administratifs
- Sécurité maximale pour vos informations personnelles
- Centralisation de tous vos documents RH en un seul endroit
- Interface conviviale et facile à utiliser
- Disponibilité multiplateforme (ordinateur, tablette, smartphone)
Les employeurs réduisent leurs coûts d’impression et d’envoi postal. L’empreinte écologique de l’entreprise diminue significativement. Le service RH gagne en productivité et en efficacité. Les salariés apprécient la rapidité d’accès à leurs documents importants. Cette solution répond aux attentes des nouvelles générations habituées aux services numériques.
Optimiser votre utilisation de MyPeopleDoc au quotidien
Pour tirer le meilleur parti de votre espace MyPeopleDoc, adoptez quelques bonnes pratiques. Créez des dossiers thématiques pour organiser vos documents personnels. Téléchargez régulièrement une copie de sauvegarde de vos fichiers importants. Utilisez la fonction de partage pour envoyer rapidement des documents à votre comptable ou aux administrations. Consultez les nouveaux documents dès réception des notifications. Ces habitudes simples maximisent l’efficacité de la plateforme et facilitent la gestion administrative personnelle.
Que vous soyez salarié ou responsable RH, ce service en ligne simplifie la gestion documentaire et contribue à une transformation numérique efficace des processus administratifs. Elle s’intègre naturellement dans un environnement professionnel en pleine évolution digitale. Seriez-vous prêt à l’essayer ou l’utilisez-vous déjà ?