– Analysez les tâches répétitives qui vous prennent du temps, et les moyens pour les optimiser ou les automatiser.
– Soyez concentré sur ce que vous faites actuellement, et évitez les distractions (regarder votre téléphone portable, discuter avec un collègue…). Ne switchez pas d’une tâche à l’autre sans la finir.
– Pour chacune des tâches que vous faites, demandez-vous si vous devez vraiment les faire ou si ce n’est pas le travail d’une autre personne, s’il n’y a pas un moyen de faire plus simple…
– Au lieu d’écrire des textes avec de longues phrases, préférez des bullets points et des phrases très courtes. C’est plus rapide à écrire et à lire.
– Pour ne pas être tenté par votre PC et ses distractions, éteignez et utilisez le papier / crayon.
– Ne commencez pas votre journée par checker vos emails ou aller en pause café… Lancez vous plutôt dans vos tâches prioritaires de la journée.
– Mettez en vue par défaut votre calendrier plutôt que votre boite de réception, cela vous permet de voir vos objectifs de la journée au lieu de vous précipiter sur les emails en cours.
– Avoir un bureau qui croule sous les liasses de papier, qui disparait sous les dossiers… est un signe évident de désorganisation. En effet le début d’une bonne organisation commence par un environnement de travail clair pour prendre rapidement et simplement de bonnes décisions. Il faut prendre un papier en main qu’une seule fois, et prendre la décision de le lire et d’agir, de le transférer, de le jeter ou de l’archiver. Il est nécessaire de gérer ses emails de la même façon : supprimer les emails inutiles, ne pas relire les emails plusieurs fois mais prendre la décision sur ce qui doit être fait de ce message.
– Arrêtez les chats (Skype, MSN…), et allumez-les uniquement après avoir fait vos tâches essentielles.
– Apprenez à dire non, concentrez-vous sur ce qui va véritablement vous apporter de la valeur ajoutée.
– Réservez des plages de travail dans votre agenda, à la fois pour réaliser les tâches, mais aussi pour gérer les imprévus (ex: tous les mercredis matin).
– Faites des pauses… Lorsque vous avez un coup de barre dans la journée, prenez une pause pour reprendre plus en forme par la suite. Identifiez ces moments de fatigue dans la journée, et programmez des activités simples à ces heures (veille concurrentielle, lecture des newsletters…).
– Créez 3 adresses email, l’une pour vos courriers officiels, l’autre pour surveiller votre marque et gérer vos newsletters, et la troisième pour les pubs.
