Pour partir du bon pied et améliorer immédiatement votre efficacité voici 10 erreurs à ne surtout pas commettre :
1 – Ne commencez pas à lire vos emails dès le matin en arrivant au boulot, en particulier vos newsletters.
En effet si vous commencez à entrer dans le tourbillon du papillonnage ou de l’urgence vous n’allez pas avancer sur vos projets prioritaires et vous allez rester embourbé dans votre quotidien.
Réservez des heures dans la journée (celles où vous avez un manque de tonus, après la pause déjeuner…) pour les tâches fun comme la lecture des newsletters, les media sociaux…
2 – Fixez vous des limites pour réaliser certaines actions.
On a tendance à prendre tout le temps que nous avons pour réaliser une tâche, donc plus vous vous laissez de temps, plus vous allez en prendre pour peaufiner votre résultat.
Si au contraire vous faites exprès de ne vous caler qu’un timing donné (soit dans votre agenda, soit en la faisant à la dernière minute, soit en vous fixant un challenge pour finir…), vous êtes sûr de ne pas perdre trop de temps.
En revanche pour les activités qui nécessitent de la créativité, laissez vous du temps pour maturer un sujet. Par exemple commencez un jour de la semaine, puis reprenez la réflexion quelques jours plus tard le temps de « dormir » sur le projet.
3 – Concentrez-vous sur une tâche, et essayez de ne pas vous arrêter avant d’avoir fini.
La distraction est la pire ennemie de l’efficacité. Donc évitez de vous laisser distraire par les alertes emails (ces petites notifications qui vous distraient…), les Media Sociaux, le smartphone… Si nécessaire mettez vous dans une salle à part pour éviter les distractions des collègues.
Et pour les tâches pénibles ou celles que vous n’aimez pas, commencez toujours par les faire en premier, cela vous permettra de ne pas repousser le temps à leur accorder.
De même commencez toujours pas réaliser ce qui est le plus important et qui donnera le plus de résultats au lieu de faire les actions les plus simples et les plus funs.
4 – Faites vous des routines.
Pour éviter de perdre du temps, faites vous des routines avec les actions à faire chaque semaine, chaque mois… Par exemple notez sur un tableau blanc les actions à réaliser chaque semaine, et cochez ce que vous avez fait et ce qu’il reste à faire.
N’hésitez pas à diviser une action importante en petites actions, cela vous permettra de voir que le travail avance, et de même vous pourrez vous motiver à avancer pas à pas…
5 – Arrivez le plus vite possible à un résultat tangible.
Réfléchissez en amont un maximum à ce que vous devez faire et prévoir, cela vous permettra de gagner un maximum de temps par la suite.
Cependant, juste après avoir écrit la liste de toutes les actions à mener, passez le plus tôt possible à la réalisation d’un prototype afin de voir le résultat de votre travail. Cela vous permettra d’être plus motivé à continuer.
Evitez autant que possible à travailler sur plein de projets en même temps, et faire du multitâches. Définissez vous des priorités, et avancer un maximum avant de passer à autre chose.
6 – Notez tout !
Ne chargez pas votre mémoire avec des informations inutiles. Si on vous demande quelque chose écrivez une note sur votre smartphone et envoyez vous un email, faites une liste des actions à réaliser sur une liste, un post it ou un logiciel de gestion de tâches.
Et si on vous demande de produire un travail, prenez des notes immédiatement pour ne rien oublier, afin de pouvoir revenir dessus plus tard.
Le soir avant de partir du travail, vérifiez votre agenda du lendemain, et préparez déjà ce que vous allez faire demain.
Une bonne astuce est également de réserver du temps dans votre agenda pour gérer les imprévus, et aussi du temps pour faire des pauses. En effet si vous travaillez non stop vous allez finir par vous démotiver.
7 – Travaillez avec un bon matériel
Un bon Pc puissant, une bonne chaise, un écran supplémentaire, un smartphone, un disque sur externe, une bonne souris… vous permettront de gagner quelques secondes précieuses qui vont au final vous faire gagner un temps fou en fin de semaine !
Analysez tout ce qui vous « ralenti » ou ce qui vous fait perdre du temps au quotidien, et essayez de trouver des solutions pour aller plus vite !
La position de votre PC, votre vitesse de frappe au clavier, les raccourcis clavier… peuvent grandement vous faciliter la vie !
De même évitez le bordel sur votre bureau et jeter / rangez tout ce qui n’est pas essentiel à votre travail.
8 – Travaillez votre visuel.
Gardez une liste de vos priorités, de votre routine… en face de votre bureau, cela vous permettra d’avoir en ligne de mire pourquoi vous travaillez.
De même utilisez le MindMapping et les schémas pour vous organiser et ne rien oublier.
Un tableau, une liste… vous permettra de matérialiser votre travail.
Ce visuel permettra aussi à vos collègues de savoir où vous en êtes, quelles sont vos priorités…
