Conseils et Astuces pour gagner du temps !

Comment digérer et filtrer toutes les informations que nous recevons ?


Le problème actuel de notre société c’est la surcharge d’informations, les sollicitations et les distractions, alors qu’humainement nous sommes pas prévu pour s’imposer des règles trop drastiques ni pour faire du multitâches…

Il faut savoir qu’avec l’émergence du Web la quantité d’informations produites a explosée de manière exponentielle, à tel point que selon Xerox nous produisons et diffusons actuellement en quelques jours autant d’informations que l’humanité en avait produite depuis sa création…
La preuve se retrouve dans les dizaines d’emails à traiter tous les jours, les SMS, les messages sur Facebook… et ce n’est qu’un début !
Or si nous ne faisons rien nous allons irrémédiablement face à un mur car il ne sera bientôt plus possible de digérer et traiter autant d’informations.
Il faut donc faire des choix et adopter des méthodes & outils, afin de nous aider à traiter ces informations.

Voici quelques exemples de solutions :

– La mise en place de routines, par exemple vous avez ci-dessous ma check liste personnelle des actions que je dois obligatoirement effectuer chaque weekend.
Avec cette liste et cette routine que je connais par cœur, je sais exactement ce que je dois faire, dans quel ordre et ce que je peux mettre de côté en cas d’urgence. Je suis concentré sur l’essentiel pour le day to day business, et j’ai ainsi le temps de caler mais « Projets à long terme »…

– Le traitement des emails par « round » (si possible 3 ou 4 fois par jour maximum, et pas en début de journée), avec à chaque fois une action pour supprimer le message de la boite de réception (voir nos articles sur le traitement des emails). Ce système de Round de la méthode Pomodoro peut d’ailleurs être appliqué à n’importe quelles actions (voir l’article sur la Méthode Pomodoro). Pour ne pas être dérangé vous pouvez aussi mettre vos écouteurs et écouter de la musique entrainante.

– La réduction des interruptions via la mise sous messagerie du téléphone fixe et Mobile, le travail dans une salle de réunion au lieu de l’open space, la consultation des medias sociaux avec un timing donné, l’utilisation du bon média selon la communication (ex : pas plus de 3 ping-pong par emails …),

– Le classement des projets importants dans des dossiers papier avec sur la couverture le projet, la dead line, les principales informations, l’état d’avancement…
Cette méthode permet de regrouper dans un seul endroit des informations, d’une part pour ne rien oublier d’important, et d’autre part pour se rassurer et savoir que la situation est sous contrôle.

– La définition d’objectifs pour l’année, le mois, la semaine et la journée… avec des objectifs réalistes qui vous permettent d’être content de ce que vous avez réalisé.

– L’identification de vos sources de distractions et du temps que vous accordez à chaque tâches, via par exemple le logiciel « Rescue Time »  qui analyse comment vous utilisez vos journée. Le but étant d’identifier ce qui n’est pas indispensable de faire.

– La prise de note systématique sur smartphone, avec One Note d’Office, sur papier… avec centralisation dans une To Do Liste (evernote, remember the milk…)… et le partage de fichiers avec des outils comme Google Documents.

Consultez vos emails sur votre Smartphone durant les transports, afin de ne pas perdre du temps. De même tenez une liste de vos mots de passe sur Excel ou avec un outil comme RoboForm afin de centraliser vos mots de passe sur PC, Web, Smartphone… pour consulter vos données où que vous soyez (hôtel, vacances, maison…).

Et vous, quelles sont vos petites recettes et astuces ?

3 Comments

  1. 28 juillet 2011 - 8 h 05 min

    La gestion du temps est finalement le problème récurrent que nous rencontrons tous.
    Par expérience il faut un « système » basé sur le principe liste (ne pas oublier) + agenda (pour planifier et contrôler).
    Comme modèle, vous trouverez les outils (papier) que j’utilise depuis des années à l’adresse suivante:
    http://www.objectif-gagner.com/outils-pratiques/

    L’autre point important est de contrôler le temps alloué à chaque tache.

    Bon courage pour ceux qui travaillent et bonnes vacances pour les autres.

    Reply
  2. Joevic
    29 juillet 2011 - 15 h 09 min

    Merci beaucoup ce sont des conseils très utiles pour être bien organise et parfaire sa productivité vraiment merci

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  3. 16 août 2012 - 23 h 18 min

    Ces différents principes sont bons, indéniablement, à une exception près : pas de gestion de ses mots de passe sur Excel (pour une question de sécurité sur des données ultra-sensibles), mais sur un outil approprié (lire cet article : http://www.indexel.net/securite/gerer-efficacement-de-nombreux-mots-de-passe-3540.html). Je l’enrichirai en vous recommandant de surtout de dématérialiser et centraliser toutes vos informations sur votre PC, et apprenez à vous servir de votre moteur de recherche : vous gagnerez un temps fou.

    Cerise sur le gâteau, Outlook et les logiciels de MindMapping sont 2 outils ultra-efficaces pour gérer l’information – ses informations – et gérer le temps (lire ce billet http://www.efficacitic.fr/2012/03/14/enjeux-de-la-formation-outlook/).

    J’en profite pour vous remercier pour la pertinance de vos articles.

    Bonne continuation.

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