Management
Comment prendre efficacement des notes en réunion ?
1- Comprendre que le seul objectif de prendre des notes est de pouvoir agir par la suite.
2- Être sélectif dans les choses à noter
3- Utilisez des symboles, des abréviations
4- Utilisez des schémas
5- Utilisez la méthode du Colonel Templeton
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Comment être reconnu et apprécié ?
Se faire apprécier des autres ce n’est pas forcément être trop gentil… au contraire, cela peut vous dé-servir.
Voici quelques conseils pour être reconnu selon le principe de Dale Carnagie :
1 – Se tourner vers les autres :
- S’intéresser à ce que font les autres, leur vie perso et pro, leurs passions, leur préoccupations…
- Etre positif et ne pas se plaindre tout le temps. Etre apporteur de solution.
- Ecouter et encourager les personnes à s’ouvrir et à parler d’eux même.
- Discuter de sujets qui vous passionnent tous les deux.
- Montrer que cette personne est importante pour vous, et que vous faites des efforts pour la voir souvent.
- Mettez vous à la place des autres afin de voir si vos idées et propositions sont acceptables.
2 – Donner des avis sincères et impartiaux
- Ne soyez pas toujours dans le sens de l’avis de l’autres, apprenez à lui ouvrir les yeux sans pour autant la braquer.
- Ne critiquez pas systématiquement les autres personnes.
3 – Gérer le relationnel et les égos
- Commencez toujours par le positif et les points d’accord au début, et uniquement ensuite passez au négatif.
- Ne mettez pas directement en cause une personne qui a fait une erreur, mais concentrez vous sur la solution et le fait de ne pas reproduire le problème. Utilisez le mode impersonnel « on a fait une erreur » / « il y y a une erreur » plutôt que « vous avez fait une erreur ».
- Mettez en avant votre responsabilité ou vos erreurs avant de parler de celles des autres.
- Posez des questions, plutôt que de donner des ordres (« Tu ne crois pas qu’il faudrait plutôt faire comme cela… »).
- Laissez à l’autre un moyen de sauver la face ou de proposer une solution alternative.
- Ne cassez jamais vos collaborateurs ou vos collègues devant un groupe.
- Remerciez les autres, même si c’est leur travail d’agir ainsi.
- Essayez de faire en sorte que les autres personnes adoptent vos idées et les reprennent à leur compte.
4 – Faire attention à ses paroles et à ses gestes.
- Ne pas dire « vous avez tort » / « C’est nul » / « Tu n’as rien compris » / « Tu es bête ou quoi ? » / …
- Si vous vous êtes trompé, dites le rapidement et sans cacher vos responsabilités. Pour que cela passe mieux, n’hésitez pas à en plaisanter.
- Faites des concessions, et choisissez vos batailles. Il ne faut pas essayez de tout le temps gagner.
- Commencez toujours pas une petite intro personnelle (« Comment ça va » / « Ca faisant un moment qu’on ne s’était pas vu… »), puis passez au sujet pro.
- Laissez l’autre parler, et ensuite uniquement reprenez ses paroles et avancez vos idées.
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10 mauvaises habitudes des mauvais managers
1 – Etre le monsieur je sais tout, et au contraire se griller lors des conversations.
Il faut au contraire laisser les experts parler puis trancher.
2 – Gérer des chiffres et rapports, et pas des hommes.
Coacher et aider à accomplir le travail est l’objectif N°1
3 – Surveiller et intervenir sans cesse.
Le manager doit déléguer et contrôler
4 – Ne pas laisser le pouvoir de décider à ses équipes.
Il faut laisser ses équipes prendre l’initiative pour plus de réactivité.
5 – Compter trop sur les logiciels et les PC
Ce ne sont que des outils, il faut donner de l’intelligence aux données et écouter les personnes.
6 – Diviser pour mieux mieux régner.
La compétition doit être externe et non pas interne.
7 – Refuser de déléguer les tâches valorisantes.
Les journées ne font que 24h, il faut donc déléguer et laisser les collaborateurs prendre du plaisir à traiter des dossiers valorisants et se mettre en valeur.
8 – Penser que tout est clair quand c’est écrit par email ou dit à l’oral.
Il faut être clair sur les objectifs, les moyens, le timing, les résultats…
9 – Hésiter à prendre des décisions fortes.
Manager c’est décider… même si certaines décisions ne sont pas faciles.
10 – Ignorer les personnes qui ont un problème…
Rester tous les soirs jusqu’à 20h n’est pas normal, si cela se prolonge alors il faut trouver la solution au pb.
11 – Voler la gloire d’un projet
Il faut au contraire jouer l’esprit d’équipe.
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Les Fondamentaux de la méthode Kanban
La présentation ci dessous rappelle les fondamentaux de la méthode Kanban :
1 – Présentez de manière visuelle et via un schéma les processus à automatiser.
2 – Représentez les tâches avec des Post It de différentes couleurs
3 – Limitez et régulez le flow d’informations en faisant du pull au lieu du push (c’est uniquement une fois qu’une action est réalisée qu’elle entraine l’avancement du process)
4 – Suivez et optimisez les process
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Deux techniques de manipulation : l’intimidation et la fausse sympathie.
Au travail comme dans la vie il existe de nombreuses techniques de manipulation afin d’influencer nos actions.
Nous avons vu dans notre article précédent la culpabilisation et la victimisation , cette fois nous allons voir ensemble l’intimidation et la fausse sympathie apprendre comment les contrer.
1 – La colère et l’intimidation.
Le but ici est d’influencer en jouant sur la peur et sur notre instinct animal.
En effet face à un conflit nous n’avons que trois choix :
- Combattre
- Se soumettre
- Eviter l’affrontement.
Le but du manipulateur qui joue sur l’intimidation est donc de vous forcer à vous soumettre sans combattre…
Pour cela il utiliser plusieurs ficelles: il se met en colère, il fait systématiquement un scandale, il fait sa mauvaise tête, il hausse le ton…
Le but étant de vous faire reculer face a la situation et que vous vous soumettiez…
Les champions en la matière savent bien utiliser cette technique, et leurs prises de bec légendaires vous font réfléchir vous font reculer pour demander un service, de l’aide…
Pour lutter contre cette technique de manipulation il y a plusieurs possibilités :
- Mettre la personne devant son attitude et éventuellement repousser la confrontation (nb : ce n’est pas la meilleure solution). Par exemple vous pouvez dire « Je vois que tu es en colère, et notre conversation ne mène à rien. Je te propose de recaler un nouveau rendez vous demain et que tu m’explique calmement pourquoi tu ne veux pas faire cela… »
- Temporiser, en particulier si on vous dit le fameux « bon, alors c’est oui ? ». En effet cette petite phrase manipulatrice est souvent utilisée car elle permet de faire basculer l’avis d’une personne indécise… La réponse à donner pour éviter cela étant de demander un délai de réflexion et de refuser de prendre votre décision immédiatement.
- Rester dans le factuel en expliquant pourquoi cette action est obligatoire (c’est le règlement, c’est ton tour…)
2 – La fausse sympathie
Le but est de rallier une personne à son avis en utilisant plusieurs ressorts :
- La similitude (ex : moi aussi j’ai débuté en bas de l’échelle, et je n’étais pas été augmenté les premières années).
L’objectif étant de montrer que l’autre est comme vous, donc qu’elle vous comprend (via les « moi aussi »).
Un bon exemple d’utilisation de la Similitude c’est lorsque vous partez en vacances, immédiatement les personnes d’une même nationalité se regroupent… Et souvent c’est le début des demandes de faveurs (« Vous pouvez nous aider pour XXX, il faut bien se serrer les coudes entre français ! »).
Pour éviter de tomber dans ce piège il faut tout simplement montrer que cette caractéristique est répandue ou que le fait de partager des centres d’intérêts communs n’implique pas obligatoirement que vous devez tout faire.
Par exemple en disant « D’accord, on est tous français, mais j’ai prévu autre de faire une excursion à deux avec mon épouse cet après midi…».
- Forcer via la culpabilité (ex : soyez raisonnable, cela arrangerait tout le monde que vous acceptiez un report de la sortie du produit dans 3 semaines. Tous les autres sont d’accord…).
L’objectif de cette phrase est de vous culpabiliser en indiquant que vous êtes la seule personne à ne pas accepter.
La bonne réponse est d’expliquer pourquoi vous ne pouvez pas accéder à cette demande: « Je suis désolé, mais nous devons livrer ce client pour le 15, c’est écrit dans le contrat. Nous ne pouvons pas y déroger. Ce que nous pouvons faire c’est d’analyser ensemble où vous êtes bloqué et voir comment nous pouvons optimiser certaines actions. »
- Jouer sur la corde sensible. Le principe est de valoriser l’autre afin de le forcer à agir pour le forcer à être en cohérence avec le compliment qui vous est fait.
Par exemple « heureusement que je peux compter sur toi Gérard pour finir le dossier XZY d’ici à lundi, car tu le seul t’investir dans l’entreprise pour répondre aux demandes des clients ! ».
Dans ce cas au lieu d’accepter ces félicitations sans broncher, il faut indiquer que Oui vous acceptez ce « compliment » mais qu’il ne faut pas en profiter pour autant (compensation financière…).
Vous pouvez ajouter que vous ne serez pas toujours là ou que personne n’est irremplaçable permet également de montrer que cette situation peut évoluer dans le temps.
Enfin l’autre possibilité est de refuser de suivre le chantage, en expliquant pourquoi (avec des faits) ce qui vous vous ne pouvez pas accéder à la demande….
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Les 2 techniques de manipulations les plus courantes…
Sans nous en rendre compte nous sommes victimes de manipulation par nos proches, nos collègues, les publicitaires… Parfois eux même ne s’en rendent pas compte, mais pourtant ils arrivent à nous influencer…
Voici 2 techniques de manipulations et comment les contrer :
1 – la Culpabilisation : le principe est simple, repousser la faute sur l’autre.
Par exemple les classiques :
- « je t’avais dit qu’il ne fallait pas prendre ce chemin »,
- « et comme d’habitude c’est encore à moi de faire la vaisselle, tu mets juste les pieds sous la table ! »,
- « tu ne pouvais pas lui dire non, tu n’es pas sa mère ? Tu ne peux pas le laisser se débrouiller pour une fois »,
- « Mais non, vas y sans moi, va faire la fête avec tes potes, je vais rester à la maison regarder la Tv… »
- …
Le but étant de repousser sur vous la responsabilité du problème et vous rendre coupable afin que vous cédiez au chantage affectif.
Dans ce cas vous devez dénoncer cette manipulation en la mettant à jour et en mettant des limites.
Par exemple :
- « oui je sais que xxxx mais je l’ai prévenu que cette fois c’était la dernière. Il n’y aura pas de prochaine fois. »
- « je vais être clair : ce n’est pas de ma faute si xxx. J’ai prévu de faire cela depuis longtemps, et tu étais au courant. »
2 – la Victimisation.
Cela consiste à se faire passer ou à se plaire à être une victime afin d’attirer la compassion ou la pitié.
Par exemple c’est le « c’est facile de le dire pour toi, tu as xxxx… Alors que moi je suis xxxx »
Le but est de vous culpabiliser afin de vous forcer à aider.
Alors bien entendu si la personne à vraiment besoin d’aide il faut l’aider, mais si elle se met elle même dans de sales draps en sachant que vous allez l’aider ou si elle a l’habitude de se mettre dans des situations pas possible il faut agir différemment.
C’est à dire mettre cette personne devant ses responsabilités, ou l’aider mais réclamer en échange que cela change.
Un cas typique c’est la personne qui vous dit je n’y arrive pas / je n’ai arriverais jamais…
Cela peut arriver lors du sport, lors d’un cours de danse, pour un exercice à l’école… Et qui vous dit « je n’ai jamais été bon en xxxx, est ce que tu peux le faire à ma place « .
Alors que pour réussir quelque chose il faut des efforts et du travail, sinon on ne progresse jamais !
Donc au lieu de dire oui, demandez-lui d’essayer oui de lui donner lui des indices pour réussir sans tout faire à sa place !
En effet inconsciemment ou pas cette personne ne cherche généralement pas à faire d’efforts et préfère qu’on l’aide sans faire d’effort ! Votre objectif doit être de la mettre face à ses responsabilités.
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Etre un entrepreneur COOL !
La présentation ci dessous rappelle les règles d’Or pour être un entrepreneur cool, tout en forçant le respect et l’admiration…
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50 outils et sites pour gagner du temps
Voici une belle sélection d’outils dont certains sont vraiment originaux !
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Préparez les bonnes résolutions 2012…
Janvier arrive, et comme d’habitude c’est le moment de prendre ses bonnes résolutions… Mais le challenge est de surtout les faire durer !
En effet si l’on observe les recherches de Google sur l’expression « bonnes résolutions », on voit que le pic de recherches est concentré entre décembre et janvier… et après plus rien !
Comme quoi selon Google les « Bonnes Résolutions » ne pourraient se prendre qu’à cette période !
La question à se pose est Pourquoi Janvier est une des périodes clés pour prendre des bonnes résolutions ?
Tout simplement car c’est le début d’un nouveau cycle, que l’on se retrouve en famille à Noël et qu’on parle des projets, qu’on fête le passage à la nouvelle année avec ses amis, que l’on recommence le compte à rebours de l’année avec le 01/01…
Le bilan de Janvier est un moment important pour pouvoir cocher tout ce que l’on a fait… et relancer la nouvelle année avec de nouvelles idées (et parfois certaines actions non réalisées…).
Cependant ce moment doit également vous servir à vous récompenser de vos efforts pour vous motiver à repartir du bon pied. Par exemple en vous offrant un petit cadeau !
Ne faites pas l’erreur de voir le verre à moitié vide et non pas le verre à moitié vide… Tous les grands projets commençant toujours par des petites actions.
Si vous avez des photos profitez en pour faire une mini rétrospective qui vous montre ce que vous avez accomplit…
Suite à cela vous pourrez prendre du temps pour :
- Analyser les bonnes habitudes prises (ne plus fumer, regarder moins la TV…) depuis l’année passée.
- Analyser les mauvaises habitudes que vous aimeriez changer. Comme par exemple perdre du poids, faire plus de sport, sortir plus, sortir plus, être plus asertif…
Suite à ce la vous pourrez définir vos objectifs pour l’année à venir, avec 2 objectifs principaux à atteindre et 2 objectifs secondaires.
Ensuite donnez vous vraiment les moyens pour réussir ces bonnes résolutions 2012, en réservant du temps, de l’argent…
Pour vous aider à prendre vos bonnes résolutions 2012 voici des articles qui devraient vous inspirer :
- 25 bonnes résolutions pour passer une année ZEN !
- 10 bonnes résolutions pour améliorer son efficacité commerciale en tant que Freelance ou PME
- 22 bonnes résolutions, et surtout les bonnes astuces pour les tenir !
A vous de jouer maintenant !
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Comment motiver ses collaborateurs ?
La motivation ne passe pas uniquement par l’argent, il existe quelques bons principes à appliquer pour fidéliser ses collaborateurs :
1 – Leur proposer d’évoluer dans leurs tâches et leur poste, par exemple via un « fil rouge » au cours de l’année avec un objectif à atteindre (ex: gérer seul un pan de l’activité, lancer un projet, parler en public…). Ce travail à moyen terme permet d’avoir un but et d’élargir ses compétences.
2 – Féliciter régulièrement, et ne pas attendre un acte exceptionnel. Remercier lorsqu’un collaborateur reste plus tard (« Merci d’être resté finir ce dossier urgent… »), est parfois plus motivant qu’une petite prime dérisoire. Et quand cela va mal (problème technique…) être présent pour soutenir.
3 – Inviter en tête à tête un collaborateur par semaine ou par mois afin de discuter de son travail, de son poste… et ne surtout pas parler du train train quotidien ! De même une fois par an prévoir un entretien annuel pour anticiper l’évolution à moyen terme.
4 – Associer les collaborateurs aux décisions stratégiques en leur demandant leur avis… Mais il faut faire attention à ce que ces réflexions soient suivies d’actions (et non pas qu’elles restent lettres mortes).
5 – Ecouter, et essayer de s’intéresser à la vie privée (sans dépasser les limites). Par exemple en demandant ce que les personnes de l’équipe ont fait le weekend.
6 – Organiser tous les trimestres un dîner ou un déjeuner d’équipe (ou un « team building ») ou les salariés peuvent se rencontrer et échanger en dehors du cadre habituel du travail (soirée bowling, peinture…). Le but étant de passer du bon temps.
7 – Soigner l’ambiance de travail, que cela soit la décoration mais aussi les petites attentions comme par exemple faire un pot pour un anniversaire, des crêpes pour la chandeleur… C’est aussi faire goûter à des spécialités lorsque vous êtes en déplacement (ex: ramener des Cannelés lors d’un voyage à Bordeaux…). C’est aussi autoriser les employés à personnaliser leur bureaux, et à emmener leur propre thé, café…
8 – Mettre à leur disposition du matériel en bon état de marche… Cela n’a l’air de rien, mais un nouveau PC, une imprimante de qualité… peuvent améliorer de manière extrêmement important la qualité de travail !
9 – Etablir une relation de confiance, en soutenant vos collaborateurs et en les guidant dans leur travail. Un bon manager doit écouter, comprendre et agir. C’est en quelque sorte un Mentor qui doit guider le salarié dans l’évolution de sa carrière.