Conseils et Astuces pour gagner du temps !

13 règles pour ne plus perdre son temps dans des réunions !

 

1 – Faire un compte rendu soit lors de la réunion sur PC, soit plus tard mais en l’envoyant dans les 24h avec les actions de chacun (et les dates limites).

2 – Limitez les discussions entre plusieurs personnes lors de la réunion afin que tout le monde se concentre sur le sujet à traiter (ou que les appartés soient partagés par tous)

3 – Tout le monde à le droit à la parole… demandez aux plus timides de donner leur avis (regardez les visages, analysez les attitudes…).

4 – Ne remettez pas en cause les personnes (ce qui risque de vexer), mais leurs idées (ex: c’est une idée intéressante, c’est faire XXX et EEE. Mais comment gérer RRR et TTT ?).

5 – Si personne ne dit rien, alors indiquer que la décision est prise.

6 – Soyez bref et précis… Evitez les longues phrases.

7 -Envoyez le déroulé et les thèmes de l’agenda dans les 24h avant la réunion (pour ne pas surprendre, pour laisser les personnes préparer leur sujets…), et ne convoquez que les personnes qui ont un vrai intérêt à venir.

8- Arrivez toujours 5 minutes en avance, sinon les gens sauront que vos réunions sont toujours en retard, et donc ils arriveront en retard…

9 – Commencez à l’heure, éventuellement en discutant de sujets avec des personnes présentes pour ensuite revenir au sujet plus général quand les autres arriveront.

10 – Venez préparé, et demandez aux parties présentes de présenter leurs parties.

11 – Indiquez les règles dès le départ (smartphone sur vibreur, qui prend des notes…)

12 – Emmenez en plus du PC un papier et crayon pour prendre des notes rapidement

13 – Indiquez si les personnes peuvent vous interrompre ou si les questions sont uniquement à la fin.

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