Conseils et Astuces pour gagner du temps !

Comment arrêter de stresser lors de la gestion de projets ?

la gestion de projets

Si on n’a pas une bonne méthode dans la gestion de projet on arrive souvent à être débordé et à avoir du travail par-dessus la tête… La conséquence est d’être toujours en réaction plutôt qu’en anticipation.

Pour éviter cela il faut mettre en place 5 bonnes pratiques :

1. Planifier
2. Gérer et prioriser tâches
3. Définir et partager ses objectifs
4. Economiser son temps
5. Anticiper et automatiser.

1 – Etablissez un planning

Définissez une date cible pour finir le projet et notez-la dans un agenda informatique afin de pouvoir changer les dates (ex : Google Calendar, MS Project, BaseCamp…).

Ensuite détaillez la liste des tâches à effectuer pour atteindre cet objectif.

Estimez le temps nécessaire à faire chaque action, qui doit la réaliser et contrôler (méthode du RACI), et surtout s’il n’existe pas déjà des pistes pour simplifier ce travail (récupération d’informations existantes, logiciel, automatisation…).

Attention à ne pas être trop optimiste ! En effet généralement si on défini des actions sans entrer dans le détail de ce qu’il doit être fait on sous estime le temps nécessaire pour faire une action.

Par exemple dans le domaine du développement il faut toujours multiplier par 2 le temps annoncé par un développeur pour arriver au temps réel de réalisation…

Si nécessaire modifiez soit les tâches, soit la date cible afin que le projet soit réaliste (avec des dates clés pour vérifier que vous êtes bien dans les temps).

Suivez votre planning à jour, et vérifiez régulièrement que vous êtes dans les délais.

2 La gestion des tâches

Il faut faire un suivi de l’avancement sur les actions réalisées et temps prévu, avec si nécessaire des décisions sur les ressources, temps, moyens… pour corriger les erreurs.

Pour que tout le monde soit au courant il faut partager ce planning, et écrire les modifications qui ont été prises par rapport au projet initial afin de ne pas avoir de mauvaise surprises à la fin entre ce qui était prévu et ce qui a été finalement réalisé…

N’oubliez pas que vos objectifs doivent être « S.M.A.R.T. » c’est-à-dire
• Spécifiques
• Mesurables
• Atteignables
• Réalisés dans un Timing donné

3 Partagez l’atteinte des objectifs

Il ne faut pas hésiter à fêter les petites victoires et féliciter les membres de l’équipe afin de remotiver régulièrement les troupes.

Un simple « Merci » / « Bravo pour ton travail » / « C’est super que ce que tu fais… »… peut rebooster une équipe tout entière !

Il est important que tous soient concentrés sur les prochains challenges à venir, et cela passe par deux choses :
– Montrer que le projet avance avec un partage de l’agenda.
– Obtenir le plus rapidement possible un résultat concret pour éviter les découragements

Pour éviter que le projet ne dérive il faut partager l’information et surtout l’écrire.

Cela passe par des rapports et réalisation d’un « Dossier Projet » qui centralise toutes les informations.

4 Faites attention à ne pas éparpiller vos forces.

Cela veut dire éviter de se disperser et perdre du temps pour rien…

Cela veut dire :
– Dormir suffisamment, cela ne sert à rien de faire des nuits blanches à répétition (sauf dead line à tenir), vous finirez obligatoirement par craquer ou vous démotiver ou être nerveux.
– Mangez et buvez correctement… Evitez les sandwich coca tous les midis…
-Faites de l’exercice pour vous vider la tête.
– Faites de temps en temps des tâches ou actions qui vous font plaisir
– Ecoutez de la musique pour vous distraire.
– Faites des pauses pour reprendre de plus belle vos actions
– Si vous n’avancez plus, faites une petite sieste et vous reposer.

5 Automatisez et anticiper.

Ne restez pas toujours la tête dans le guidon même si vous êtes en retard.

Prenez de temps en temps du recul ou demandez à des proches (collègues, amis…) de vous aider ou tout simplement de vous donner des conseils via un œil externe.

Cela veut dire :
– Est-ce que ce que je fais est nécessaire ?
– Est-ce que je ne pourrais pas l’automatiser ?
– Est-ce que je ne pourrais pas le sous traiter ?
– Est-ce que le niveau de qualité peut être réduit tout en restant au niveau attendu ?
– Est-ce que la personne qui fait l’action est la plus qualifiée ?
– Est-ce que les actions que j’ai données sont motivantes et donnent envie d’aller au-delà ?
– …

A vous de jouer maintenant… et si cela ne fonctionne toujours pas, c’est que votre projet n’était pas forcément réalisable, ce qui nécessite dans ce cas de devoir renégocier avec votre boss le résultat ou les moyens du projet…

2 Comments

  1. 16 juillet 2012 - 9 h 10 min

    Pour gérer efficacement les projets il existe une solution web de gestion du temps et de suivi d’activité : Opentime !

    http://www.opentime.fr pour plus d’informations.

    Cordialement,

    Rémy Bacué.

    Reply
  2. 25 septembre 2012 - 21 h 51 min

    De très bon conseils pour avancer ! A bientôt de vous lire et relire avec plaisir qui redonne de l’énergie. Grand Merci !

    Reply

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