Conseils et Astuces pour gagner du temps !

20 Astuces pour bien gérer ses emails

La masse d’emails que nous recevons tous les jours entravent notre productivité…

Voici quelques conseils simples et pratiques pour gagner du temps avec Outlook ou son gestionnaire de messagerie :

1 – Désactivez la notification automatique des messages arrivés afin de ne plus être perturbé par les messages et faire du « Multitâches » qui au final nuit à votre productivité.
Ne répondez pas dans la seconde aux messages, vous devez prendre le temps de travailler…

2 – Ajoutez Google DeskTop afin d’archiver automatiquement vos messages et les retrouver plus facilement. En plus Google DeskTop sauvegarde les emails effacés, ce qui est bien utile parfois !

3 – Définissez plusieurs signatures, avec des messages types les plus courants. Votre signature par défaut devra commencer par bonjour, et finir par votre formule de politesse.

4 – Mettez en place des règles pour classer les emails automatiquement, par exemple toutes vos newsletters dans un répertoire particulier à consulter uniquement quand vous avez du temps libre. Vous pouvez aussi prévoir l’envoi automatique d’un message selon un objet, un expéditeur… par exemple pour indiquer un délai de réponse.

5 – Lisez rapidement vos emails et décidez immédiatement de ce que vous devez en faire : Classez / Supprimez / Agissez selon la nature de l’email. Ne laissez pas votre boite de réception remplie à craquée. Il faut avoir au maximum 100 messages, et uniquement des emails « à traiter ».
Pour le classement créez des répertoires pour retrouver facilement l’information.

6 – Consultez votre boite de réception uniquement toutes les heures ou les deux heures… Si vous pouvez le faire que 4 à 5 fois par jours c’est déjà un exploit !
Vous devez réserver des plages de traitement des emails pour les traiter par « lots » et ainsi être plus efficace.

7 – Ne relisez pas plusieurs fois un email. Prenez le temps de lire un email important, se faites pas plusieurs relectures qui au final vous font perdre du temps pour rien. Néanmoins, cela ne veut pas dire répondre systématique et tout de suite… Prenez le temps de la réflexion.

8 – Utilisez les couleurs pour associer des urgences, ou utilisez les « non-lus » pour revenir sur des messages.

9 – Faites des archives pour sauvegarder vos messages Outlook régulièrement… Cela vous évitera de mauvaises surprises !

10 – Ajoutez un plugin Linkedin à votre Outlook pour voir les photos de vos contacts . Eventuellement utilisez Xobni pour avoir une vision exhaustive de vos contacts (nb d’email, pièces jointes…), ou les outils de productivité de Webex (si vous utilisez ce service).

11 – Synchronisez votre Outlook et votre Smartphone pour disposer de vos emails, agendas… où que vous soyez, et ainsi devenir plus réactif.
Envoyez-vous à vous-même des emails avec votre Smartphone pour ne rien oublier.

12 – Ne lisez plus vos emails directement en arrivant le matin au bureau, mais faites une tâche prioritaire et plus importante.

13 – Accordez vous 1h toutes les deux semaines pour faire le tour de votre boite de réception et la vider au maximum pour repartir avec une boite « propre ».

14 – Pendez à copier vos messages dans les répertoires sur votre PC en plus de votre Outlook. Cela vous permet de regrouper dans 1 seul endroit tous les emails et ainsi éviter d’aller les chercher en plus dans votre Outlook.

15 – Si vous utilisez GMAIL, associez des étiquettes aux emails pour mieux les retrouver. Vous pouvez aussi rassembler vos adresses emails en 1 seule, ou au contraire les dispatcher selon les priorités (ex: ne pas relever au bureau vos messages perso, ou recevoir des newsletters perso).

16 – Désabonnez-vous d’un maximum de newsletters non indispensables pour garder que l’essentiel des informations dans votre boite email. Préférez les flux RSS qui sont plus simples à gérer et à supprimer avec iGoogle ou Netvibes.
Utilisez plusieurs adresses emails, avec une principale et des adresses « newsletter » et « spam » pour ne pas être pollué de messages.

17 – Mettez en place par défaut le correcteur d’orthographe pour éviter les fautes de frappe les plus classiques. De même utilisez les volets d’aperçu pour voir en 1 clin d’œil si le message est pertinent ou s’il doit être effacé.

18 – Si l’échange d’email est supérieur à 3 échanges, alors prenez votre téléphone et passez voir l’expéditeur… De même si vous recevez un email « chaud », ne répondez pas sous le coup de l’émotion, mais donnez vous le temps de répondre l’esprit plus libre.

19 – Créez plusieurs répertoires de « Gestion » pour vos actions.
Un répertoire « A relancer » avec les envois à relancer. Si nécessaire mettez vous en copie cachée pour recevoir une copie de l’email et le classer.
Un répertoire « A traiter » pour les emails urgents à traiter.

20 – Utilisez des services « anti-spam » pour éviter d’être harcelé par les spammeurs…
Vous avez toute une liste sur ce lien http://www.arobase.org/spam/logiciels-antispam.htm ou une solution antivirus & antispam comme Bit Defender (40 €)

21 – Faites des groupes pour vos listes de diffusions les plus courantes, ainsi vous ne perdrez plus de temps à les ajouter 1 par 1…

22 – Partagez vos agendas avec vos collègues afin de gérer ensembles vos disponibilités et répondre plus rapidement aux demandes de réunions.

En complément un aide mémoire de la méthode GTD

10 Comments

  1. Véro
    5 février 2012 - 12 h 24 min

    Bonjour,

    La première solution pour ne pas recevoir trop d’emails c’est de ne pas trop en envoyer et aussi d’éviter les personnes en copie.

    Eviter aussi d’envoyer des mails à des personnes en vacances tant que possible. Ils en seront reconnaissant au retour de vacances. Au besoin préparez une feuille résumé pour eux à leur retour.

    Autre sujet intéressant est la charte d’emailing à avoir dans son entreprise : ne pas utiliser de rouge par exemple car trop agressif, etc.

    Point général en informatique : acheter son matériel et faire faire ses réparations dans le même magasin informatique, autant que possible. Penser à offrir un cadeau à Noël et à chaque dépannage par téléphone qui ne lui rapporte rien mais lui coûte du temps. Un livre, des places de cinémas c’est déjà mieux que rien.

    Reply
  2. 6 août 2013 - 12 h 21 min

    Je ne suis pas du même avis concernant la creation de dossier, le mieux est de tout archiver et d’utiliser le moteur de recherche pour s’y retrouver. Éventuellement créer des dossiers virtuels si nécessaire.

    Reply
  3. 28 janvier 2014 - 15 h 03 min

    Bonjour,

    Merci ! Ces astuces sont excellentes !

    Dommage que je ne sois pas tombé sur cet article plus tôt…

    Traiter ses mails, c’est un peu comme naviguer sur internet, on peut être très efficace ou y passer beaucoup de temps.

    Aiguiser des réflexes comme ceux énoncés ci-dessus c’est redoutable (mais cela prend du temps et nécessite de l’expérience, si si !).

    Pour cela, il faut prendre le temps d’observer ses propres pertes de temps (on a chacun les nôtres) et regarder s’il n’y a pas un moyen plus confortable et plus économique de le faire… et oser changer notre manière de faire, tester, améliorer, apprendre.

    Bref, tout un programme.

    Bon courage !
    Vincent

    PS : ci-après un e-book pratico pratique sur le sujet (appliqué à Outlook) : « E-mail : Gagner du temps facilement ? » pour en savoir plus RDV sur http://www.email-facile.blogspot.fr/

    Reply
  4. 30 janvier 2014 - 19 h 43 min

    Sans rancune 😉
    Merci pour tes conseils
    Je te recommande sur mon blog, ainsi que ton article il est particulièrement pertinent.
    @ la prochaine,
    Vincent

    Reply
  5. @rno
    28 novembre 2014 - 15 h 48 min

    L’afflux de pub sur les site internet est également source de stress et de pollution visuelle….

    Reply

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