Conseils et Astuces pour gagner du temps !

La Méthode Get Things Done (GTD) de David Allen


La méthode « Get Things Done » de David Allen est une des bases pour améliorer son efficacité, le principe étant de structure le traitement de l’information et de ses tâches au lieu de se disperser.

S’il n’y a qu’une chose à retenir c’est que pour être efficace il faut structurer ses priorités et ses tâches à réaliser, tout en évitant les distractions et le fouillis qui viennent perturber l’esprit.

Lorsque David Allen a publié cette méthode, il a vraiment donné les bases d’une organisation efficace, même si depuis cette méthode a montrée quelques limites (que nous aborderons à la fin de cet article).

Voici les principes de bases :

– Choisir ce qui est vraiment important de faire et de ne pas faire (important / utile / urgent / classer…), agir immédiatement sur ce qui ne prend pas de temps… et ne plus avoir d’arrière pensée en décidant de ne pas / plus faire certaines choses. Il est nécessaire d’utiliser une To Do Liste, mais surtout de sélectionner juste 1 ou 2 choses majeures à faire dans sa journée (et commencer par cela).

– Adopter un mécanisme de traitement de l’information selon le contexte (où l’on se trouve et les outils disponibles), le temps disponible (entre les actions ou la dead line pour une action), l’énergie qui réclame cette tâches (simple ou pas) et la priorité des tâches à effectuer. Ceci fait en estimant le temps nécessaire et la prochaine action à réaliser.

– Créer un système pour classer les informations sur un projet : La fiche sujet pour les actions de plus de 15 minutes (avec le résultat, la 1er chose à faire, les infos liées, documents de référence…), le dossier de référence (qui rassemble les documents sur un sujet), des dossiers pour classer les dossiers, une liste pour noter ses idées, un agenda claire et structuré…

– Tout noter sur papier pour ne pas s’encombrer l’esprit. Il faut noter ses projets en cours dans un fichier ou sur une feuille de papier, avec l’objectif, toutes les tâches… Il faut aussi découper les projets en mini tâches, ce qui permet de voir ses projets avancer et d’éviter les To do listes démotivantes longues comme le bras…

– Prendre rapidement une décision sur ce qui doit être fait actuellement, et pour ses projets décider si vous devez agir / classer / supprimer / … avec une revue hebdomadaire des priorités à accomplir.

– Eviter le fouillis, en organisant les fichiers de son PC et son espace de travail (boite avec les éléments à traiter, l’archivage…). Le concept d’avoir un dossier par jour du mois (soit 30 en tout) et 12 dossiers pour les mois, permet de structurer son organisation.
Cela permet de faire des sous listes : une liste principale des tâches annuelles/mensuelles, et une mini to do liste pour la semaine / journée.

– Traiter immédiatement les tâches qui durent moins de 2 minutes pour ne pas s’encombrer de micro-tâches.

– Avoir toujours sur soi un cahier ou un Smartphone pour prendre des notes, et donc ne plus s’encombrer l’esprit.

– Noter la raison et le détail des actions au lieu de noter juste des tâches, et au dessus du PC un bloc pour noter les tâches à faire.

– Ne pas accumuler ses documents sur son bureau, mais utiliser des boites « A traiter… » et archiver / jeter les autres éléments.

– Planifier du temps pour réaliser des tâches dans son agenda, et ré-examiner de temps en temps les priorités à traiter en priorité.

Les limites de la méthode GTD sont les suivantes :

– On devient esclave de sa liste et on reste dans l’opérationnel sans prendre de la hauteur avec une gestion du long terme et des objectifs de vie. Donc si vous avez un manque de motivation GTD n’est pas forcément la meilleure méthode pour vous motiver à travailler plus.

– La partie récompense après avoir fait des listes n’est pas assez présente. De même la méthode GTD n’explique pas qu’il est important de travailler en « Round » de travail (de 25 à 45 minutes) non stop (comme l’indique la méthode Pomodoro) et faire des pauses.

– Les logiciels de Gestion des Tâches et de Mindmapping n’étaient pas disponibles à l’époque, donc la prise de notes en réunion, lors des conversations… n’est pas beaucoup poussée. Avec les logiciels modernes de dictée vocale (comme Dragon Naturally Speaking, Google Desktop, Evernote, FreeMind…) on peut aussi gagner du temps.

– La méthode GTD est applicable pour le Pro et le perso, mais il faut faire attention à ne pas négliger les relations humaines, la famille… et ne pas être trop « carré ». Il faut donc savoir prendre du recul et ne pas perdre trop de temps à classer et ranger.

Au final, le GTD est la base indispensable pour une bonne organisation, elle permet d’avoir une organisation simple et facile à mettre en place.

Elle permet aussi d’avoir un recul et une bonne organisation, ce qui permet de réduire fortement le stress et la gestion des tâches par l’urgence.

L’impact sur l’efficacité est très rapide, le traitement des micro-tâches permet de vite avancer sur des sujets, de ne rien oublier et de bien prioriser.

Cependant comme pour toute méthode il faut savoir prendre un peu de recul pour ne pas en devenir l’esclave ou pour devenir sur-organisé…

Pour commencer dès maintenant à mieux vous organiser, commandez sur Amazon pour 21 euros « Get Things Done » de David Allen .


4 Comments

  1. Dan
    7 mai 2011 - 19 h 46 min

    For implementing GTD you can use this web application:

    http://www.Gtdagenda.com

    You can use it to manage your goals, projects and tasks, set next actions and contexts, use checklists, schedules and a calendar.
    Syncs with Evernote, and also comes with mobile-web version, and Android and iPhone apps.

    Reply
  2. Samia
    6 août 2012 - 13 h 03 min

    Merci pour cet article très intéressant ! La méthode GTD est génial je l’utilisais beaucoup pour gagner du temps mais maintenant je me sers mon iPad ( je suis beaucoup en déplacement)pour mieux m’organiser notamment en réunion. Pour cela, j’ai testé pas mal d’applications de prise de notes et organisation des tâches/ToDo et je pense avoir trouvé une application qui répond à mes attentes. Ainsi, je vous conseille mon coup de coeur du moment « Beesy ». C’est une app pro qui à partir d’une prise de notes structurées en réunion (gérée par l’application) génère des listes ToDo qu’on peut parcourir par type d’actions, personnes ou projets. Le compte rendu et la mise en forme pro sont générés automatiquement grâce à la prise de notes et on peut l’envoyer par à tous les participants . Le gain de temps est considérable
    Je recommande Beesy à tous ceux qui organisent ou participent souvent à des réunions de travail.

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