Conseils et Astuces pour gagner du temps !

3 bonnes habitudes à prendre au travail…

Il est lundi matin 9h et vous avez le sentiment d’être débordé avec des dizaines de tâches à effectuer…
Il est lundi matin 9h et votre agenda est déjà chargé de réunions et de déplacements…
Il est lundi matin 9h et vous avez des dossiers & rapports à rendre en urgence dans quelques jours…

Il est lundi matin 9h et vous être déjà découragé par l’immense masse de travail que vous allez fournir !

Pour arrêter ce cercle, voici 8 bonnes habitudes à prendre :

1 – Ne soyez plus l’épicentre du travail.
Apprenez à déléguer, mais aussi à travailler en commun. Mettez en place le partage de documents via par exemple Google Documents ou tout simplement un répertoire partagé sur un serveur (voir directement sur votre machine). Vous pouvez aussi mettre en place un intranet, par exemple en utilisant SharePoint, pour partager les documents.
Si tout le monde participe à la création du document et vous ne faites que superviser et valider, vous allez gagner du temps. Et si vous n’êtes pas le manager mais le collaborateur, cela vous permettra aussi de faire valider au fil de l’eau votre travail avant que vous ne soyez trop avancé.


2 – Se soyez plus l’esclave de vos collègues ou de votre boite email.

Fermez votre boite Outlook, coupez votre téléphone, mettez vous dans une salle de réunion… pour vous concentrer sur 1 seule tâche à la fois dans interruption.
En revanche profitez des temps morts (attente avant le début d’une réunion…) pour vérifier vos emails sur votre Smarphone et répondre aux urgences.

3 – Mettez en places des routines, des check listes, des processus…

Cela vous servira à structurer votre travail et à ne plus vous éparpiller. Pour cela vous pouvez utiliser Excel, ou mieux des logiciels de gestion de projets (BaseCamp…).
Ces outils vous permettront aussi de rassembler vos notes pour ne pas encombrer votre esprit avec des détails.
De même planifiez tous les lundis, mardis… des tâches à effectuer de manière groupée ou enchainées. Vous serez bien plus efficace que de le faire au fil de l’eau.

2 Comments

  1. 15 décembre 2011 - 20 h 23 min

    Bonjour Frédéric,

    Pas toujours facile de trouver de bons collaborateurs et surtout pas facile de les motiver même avec ces conseils.

    Excellents conseils, on sent que vous avez l’expérience d’un meneur de foules.

    Cordialement.
    Richard

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